A reputação do seu e-mail, domínio ou remetente está entre os principais fatores que os provedores de serviços de e-mail analisam para saber se o e-mail de marketing ou vendas que você recebe merece um lugar na caixa de entrada.
Quando a reputação do remetente é prejudicada, isso tem um efeito cumulativo na capacidade de entrega de e-mails. Como resultado, a restauração da reputação pode até levar muito tempo.
No entanto, manter uma boa reputação de e-mail não precisa ser uma tarefa difícil.
Isso nos leva a como enviar um e-mail frio sem prejudicar a reputação do e-mail. Sem mais delongas, vamos ao que interessa.
TL;DR Como enviar um e-mail frio sem prejudicar a reputação do e-mail
Se você estiver muito ocupado para percorrer todas as dicas interessantes abaixo, aqui está uma folha de dicas que você pode ler para enviar e-mails frios sem prejudicar sua reputação de e-mail:
- Verificar seu domínio
- Envie e-mails que não sejam de spam e seja consistente
- Escreva uma introdução calorosa e amigável
- Aquecer novas contas de e-mail
- Seja conciso com sua linha de assunto para evitar acionar os filtros de spam
- Priorize a frequência dos e-mails
- Adicione um link de cancelamento de assinatura ao seu e-mail
- Use uma ferramenta de qualidade de entrega de e-mail ou uma plataforma de marketing por e-mail
- Termine com uma clara chamada à ação
- Enviar um e-mail de acompanhamento
- Realizar testes reais de e-mail
Antes de darmos a você os detalhes, vamos primeiro abordar os conceitos básicos, começando com:
O que é uma reputação de remetente de e-mail?
Essa métrica refere-se à pontuação que os provedores de serviços de Internet atribuem às empresas. Ela também é chamada de reputação do remetente.
Os ISPs atribuem uma pontuação aos usuários de e-mail de acordo com vários fatores. Quanto maior a pontuação, melhor é a reputação do domínio de e-mail. Por outro lado, uma pontuação baixa do remetente faz com que o provedor de serviços desvie os e-mails para a pasta de spam ou não os entregue.
Portanto, otimizar seus esforços de marketing é vital para manter uma pontuação sólida de reputação de e-mail.
O que resulta em uma reputação de domínio negativa?
Vários fatores resultam em uma baixa pontuação de reputação do e-mail ou do remetente. Se você tiver baixas taxas de abertura, isso afetará sua reputação. Os destinatários que denunciam suas mensagens como spam e uma alta taxa de rejeição terão o mesmo efeito.
Uma alta taxa de rejeição significa que você não pode entregar muitos endereços de e-mail em sua campanha. As redes antispam e os provedores de e-mail monitoram as taxas de rejeição de cada e-mail que você envia e usam esses dados para decidir se aceitarão seus futuros e-mails.
Portanto, uma campanha de marketing por e-mail deve garantir que seus e-mails sejam entregues. No entanto, é inevitável que você tenha algumas devoluções. Uma boa referência de taxa de rejeição de e-mail é 2% ou menos.
Portanto, se você enviar 100 e-mails com duas ou menos devoluções, essa é uma boa taxa.
Enquanto isso, se sua taxa de rejeição estiver acima de 2%, é melhor você tomar medidas para melhorá-la.
O que é um e-mail frio?
Cortesia: Canva/Getty Images
Um e-mail frio é um e-mail introdutório que você envia a alguém com quem não teve um relacionamento anterior para estabelecer uma rede de contatos ou oportunidades de negócios. Além das vendas, o cold emailing também pode ser usado em várias situações, como:
- Quando você quiser ser apresentado a alguém ou aumentar sua rede de contatos
- Quando você quiser entrar em contato com a empresa dos seus sonhos
- Quando você precisa enviar um e-mail para alguém com quem não tem uma conexão ou que não conhece
- Quando você deseja escrever uma carta de agradecimento após uma entrevista
- Quando você quiser se candidatar a um emprego
- Quando você precisa fazer o acompanhamento de um e-mail frio não respondido
Como enviar um e-mail frio sem prejudicar a reputação do e-mail (um guia para envio de e-mails frios)
Cortesia: Canva/Getty Images
1. Verifique a reputação de seu e-mail
Comece realizando uma verificação de reputação de e-mail ou de IP. Há vários sites em que você pode verificar sua pontuação de reputação de e-mail, e a maioria deles exibe uma escala simples de 0 a 100.
Manter-se acima de 70 é uma meta inteligente para você começar a enviar e-mails frios sem prejudicar sua reputação de e-mail.
2. Autentique seu domínio (não se preocupe, não é difícil)
A autenticação do seu domínio informa ao servidor de e-mail receptor que você pode enviar e-mails desse domínio.
Os três principais métodos de autenticação de e-mail são SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain Message Authentication, Reporting & Conformance)
Ao autenticar seu domínio com SPF, DKIM e DMARC, você reduzirá as taxas de rejeição e melhorará a capacidade de entrega de e-mails.
O que são registros SPF, DKIM e DMARC?
Esses métodos de autenticação de e-mail confirmam aos provedores de e-mail e ISPs que um remetente pode enviar um e-mail de um domínio específico. Eles também servem como verificação em seu servidor de envio.
- O SPF especifica os servidores de e-mail que têm permissão para enviar e-mails para o seu domínio. Além disso, ele protege seu domínio contra falsificação e evita que as mensagens enviadas sejam marcadas como spam pelo servidor receptor.
- O DKIM usa uma assinatura digital para informar ao destinatário do e-mail frio que a mensagem foi autorizada e enviada pelo proprietário de um domínio.
- O DMARC protege o domínio contra ataques de hackers. Uma autenticação de mensagem baseada em domínio também especifica aos remetentes de e-mail como lidar com e-mails autenticados usando DKIM ou SPF. Da mesma forma, permite que os ISPs reduzam os falsos positivos e ofereçam melhores relatórios de autenticação, aumentando a transparência.
Relacionado: SPF, DKIM e DMARC explicados [Infográfico]
3. Apresente-se a você mesmo
Apresentar-se por e-mail a um desconhecido é fácil. No entanto, enviar um e-mail a um estranho que receba uma resposta não é tão fácil assim.
Afinal de contas, um profissional típico recebe muitos e-mails diariamente, e é uma façanha até mesmo abrir seu e-mail frio, quanto mais obter uma resposta.
Felizmente, existem práticas recomendadas para você se apresentar por meio de um e-mail frio. Além de escrever uma linha de assunto atraente, é essencial adaptar sua saudação à situação e ao setor.
Pode ser uma única palavra, mas essa saudação faz a diferença. Por exemplo, ao enviar um e-mail frio para alguém de um setor descontraído, como moda, viagens, mídia ou tecnologia, você pode usar “Hello”, “Hi” ou “Hey”.
Por outro lado, se você estiver enviando um e-mail frio para alguém de um setor conservador, como o governo ou o setor financeiro, é mais seguro usar o tradicional “Prezado”. Em seguida, faça com que sua linha de abertura seja sobre eles para estabelecer a relevância.
Explique ao destinatário em uma introdução calorosa e amigável por que você está entrando em contato com ele e quem é você. Tente manter sua introdução em poucas frases e vá direto ao ponto do seu objetivo.
4. Aquecimento de novas contas de e-mail
Quando você usa uma conta de e-mail ou compra um nome de domínio pela primeira vez, sua caixa de entrada não vê essa conta como confiável. O envio de e-mails em massa muito cedo pode levar a taxas de entrega ruins.
No entanto, você pode acelerar a criação de confiança aquecendo sua nova conta. As ferramentas de aquecimento de e-mail podem fornecer a você um relatório prático que mostra onde seus e-mails chegam.
Gradualmente, os provedores de serviços de e-mail (ESPs) perceberão que você está enviando e-mails frios regularmente; seus e-mails obtêm engajamento e você não merece estar na pasta de spam.
Relacionado: Por que e como aquecer sua caixa de entrada e sua conta de e-mail
5. Faça sua lição de casa
Para que seu e-mail frio funcione, é essencial mostrar ao destinatário que você fez a lição de casa. Isso mostra que você pesquisou sobre ele e sobre o negócio dele.
O segredo é encontrar um equilíbrio usando um modelo de e-mail com mensagens personalizadas. Faça referência a detalhes específicos sobre suas conquistas ou negócios recentes. Em seguida, modele as partes genéricas de sua campanha, como a chamada para ação e a oferta.
No entanto, o restante é específico para o destinatário. Ao fazer isso, sua mensagem soará natural e você criará uma conexão com eles. O resultado é um aumento na capacidade de entrega do seu e-mail frio e a chegada do seu e-mail na caixa de entrada do destinatário-alvo.
6. Procure ser conciso
Para obter melhores resultados no envio de e-mails frios, certifique-se de que sua linha de assunto seja concisa, clara e personalizada. Portanto, sempre que possível, evite usar linhas de assunto excessivamente vendedoras e vagas para evitar filtros de spam.
Como funcionam os filtros de spam?
Esses filtros são programas de software que identificam e bloqueiam mensagens de e-mail indesejadas ou não solicitadas, também chamadas de “spam”. Eles também analisam as mensagens recebidas e determinam sua legitimidade.
Além disso, eles examinam o assunto e o corpo de um e-mail e procuram frases ou palavras que sejam palavras de ordem ou acionadores de spam.
Portanto, é melhor você alinhar a linha de assunto com o conteúdo do seu e-mail frio. Dessa forma, o destinatário terá uma ótima experiência ao ler seu e-mail. O tamanho ideal de um e-mail frio é de 150 a 250 palavras, embora alguns profissionais de marketing digam que 300 palavras também funcionam.
Para ajudá-lo a decidir o tamanho ideal do e-mail, considere o número de vezes que você lê um blog médio on-line. Em seguida, divida esse número por três para saber a quantidade aproximada de palavras por página.
Seja qual for o número que você escolher para sua campanha, mantenha-o para manter a consistência de seus futuros e-mails.
7. Cative seus destinatários
A frequência com que você envia é importante. Portanto, você deve cativar seus destinatários, e não irritá-los com um excesso de e-mails. Isso depende do setor em que você atua.
Imagine você sentado em sua mesa verificando uma montanha de e-mails quando, de repente, outro e-mail frio aparece em sua caixa de entrada.
Você o abre e descobre que é o terceiro e-mail da mesma empresa. Irritado, você o excluiu sem pensar. A baixa frequência e o momento inadequado do envio de e-mails frios são um verdadeiro quebra-galho.
Além disso, se você planeja usar o cold email a longo prazo, recomendamos que, ocasionalmente, altere os horários de envio. Se você enviar 20 e-mails todas as manhãs às 8 horas, poderá parecer suspeito.
Outra dica é alterar o número de e-mails e a hora do dia em que você os envia. Assim, você não será sinalizado por atividades suspeitas porque sua conta parece natural. Você pode fazer isso facilmente definindo sua programação de envio com o InboxAlly.
8. Evite mudar seu provedor de serviços de e-mail com muita frequência
Todo ESP utiliza seus servidores, e esses nomes de servidores são rastreados ou notados pelos serviços de e-mail como informações de cabeçalho. Mudar o provedor de serviços de e-mail com muita frequência, mais de uma vez a cada três semanas, pode prejudicar a reputação do seu e-mail.
Mudar para um novo ESP não eliminará seus problemas de capacidade de entrega da noite para o dia. Você ainda precisará de um processo de aquecimento gradual. Também será tranquilo se você tiver uma boa reputação de remetente com seu antigo provedor.
9. Adicionar um link para cancelar a assinatura
Seja por meio de uma abordagem completa ou simplesmente enviando um boletim informativo ao seu público, Adicionar um link de cancelamento de assinatura é essencial. Ele permite que os destinatários optem por não receber futuros e-mails de você.
Por que a não inclusão de um link de cancelamento de assinatura faz com que os e-mails cheguem à pasta de spam
Além de ser ilegal em alguns países, os ISPs também sinalizarão você se virem um e-mail sem um. Como resultado, isso fará com que seus e-mails cheguem às pastas de spam e acabará com a reputação do remetente.
Existem algumas práticas recomendadas ao incluir um link de cancelamento de assinatura em sua campanha de e-mail frio. Primeiro, inclua o link em cada e-mail enviado e facilite o uso para o leitor.
Além disso, o processo de cancelamento da assinatura precisa ser o mais simples possível, com apenas alguns cliques para concluir o processo. Da mesma forma, é essencial que você atenda prontamente às solicitações de cancelamento de assinatura.
10. Use uma ferramenta de capacidade de entrega de e-mail
Use uma ferramenta de marketing ou de capacidade de entrega de e-mail para verificar sua lista de assinantes antes de enviar e-mails frios e remover endereços inválidos de sua lista.
Opte por um projetado para alcance pessoal, que permita que você acompanhe seu progresso fora da pasta de spam e use-o com listas de e-mail grandes.
11. Verificar a lista
A qualidade da sua lista de e-mails também é fundamental para que você possa enviar e-mails frios sem prejudicar a reputação do seu e-mail. O envio de campanhas para uma lista não verificada aumentará o número de hard bounces da sua campanha, e você não quer que isso aconteça.
Uma taxa de rejeição maior prejudicará a reputação do remetente e afetará a capacidade de entrega do e-mail. Limpe sua lista e verifique todos os endereços de e-mail antes de enviar seus e-mails frios para evitar hard bounces.
Para manter uma lista de e-mails limpa, monitore suas taxas de spam e de rejeição, faça uma limpeza regular em sua lista, habilite o opt-in duplo e use um provedor de serviços de e-mail (ESP) de boa reputação.
12. Termine com uma CTA clara
Uma forte chamada à ação é essencial para qualquer campanha eficaz de e-mail frio. Diga claramente o que você deseja que o destinatário faça ou descreva as próximas etapas no final do e-mail.
Por exemplo, você pode especificar o período de tempo e o intervalo de datas em que está disponível para uma chamada curta. Independentemente da sua CTA, certifique-se de que você solicite uma ação bem definida do destinatário.
Algumas das CTAs que valem o clique são aquelas que:
- Forneça um horário e uma data específicos – Por exemplo, se o objetivo do seu contato frio for uma reunião ou uma ligação para discutir mais sobre sua oferta, você precisará usar uma CTA que prepare o cenário para a próxima reunião. Exemplo: Você está disponível para um bate-papo de 20 minutos no dia 10 de julho às 2 PM? EDT?
- Forneça um link de calendário – Com novas ferramentas como Doodle, Assistant.to e Calendly, ficou muito fácil definir uma data mutuamente conveniente para uma reunião ou chamada. Essa chamada para ação funciona muito bem e é uma boa alternativa à primeira opção de fornecer um horário e uma data específicos.
- Reiterar a proposta de valor – Essa CTA em seu e-mail permite que você convença os leitores por que eles devem falar com você gentilmente. Ele também ajuda você a conectar os pontos entre as outras partes do seu e-mail frio e resumi-lo em uma declaração de benefícios simples e destilada.
12. Enviar um e-mail de acompanhamento
A próxima e última etapa é aplicável quando você não obtém uma resposta do seu e-mail frio inicial – é o envio de um e-mail de acompanhamento. Essa também é uma excelente maneira de você se manter na mente do destinatário e reengajar.
No entanto, tenha o cuidado de enviar apenas alguns e-mails de acompanhamento. Você pode passar para o próximo cliente potencial se enviar dois ou três e-mails de acompanhamento e ainda não obtiver resposta.
13. Realizar um teste de e-mail
Os provedores de caixa de correio, incluindo Gmail, Outlook e Yahoo, geralmente não estão dispostos a ajudar os remetentes com problemas de capacidade de entrega de e-mail. Em termos simples, não há como saber por que alguns de seus e-mails podem ser filtrados como spam.
Mas você não precisa confiar nos relatórios dos provedores de caixa de correio, pois pode realizar testes reais de e-mail. Os resultados podem lhe dizer como você se destaca em algumas plataformas.
Novamente, o e-mail continua sendo um meio poderoso de marketing para sua empresa. Você só precisa garantir que está se concentrando no envio de e-mails frios sem prejudicar sua reputação de e-mail. Melhor ainda, você trabalha para melhorar sua pontuação de remetente.
Portanto, dê importância a esse fator por meio de verificações de reputação de e-mail e usando as ferramentas certas para garantir que seus e-mails frios atinjam o público-alvo.
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