Você passa horas elaborando o e-mail perfeito, clica em enviar e depois… as notificações de rejeição inundam sua caixa de entrada. Você se sente familiarizado? Você não está sozinho – as devoluções de e-mail são um obstáculo comum, mas têm consequências graves.
Uma alta taxa de rejeição não apenas interrompe sua comunicação, mas também pode prejudicar a reputação do remetente e custar a você oportunidades valiosas. Neste guia, exploraremos por que os e-mails são rejeitados e discutiremos estratégias comprovadas para garantir que suas mensagens cheguem exatamente onde devem chegar.
O que é uma rejeição de e-mail?
Uma devolução de e-mail ocorre quando seus e-mails não podem ser entregues aos destinatários pretendidos. O servidor de e-mail do remetente enviará uma mensagem que geralmente detalha o que causou a falha na entrega do e-mail.
Dica profissional: Salve o e-mail de retorno, pois ele geralmente contém mensagens importantes ou códigos de erro. A revisão desses detalhes pode ajudar você a entender por que o e-mail foi devolvido e a evitar problemas semelhantes no futuro.
Soft Bounces vs. Hard Bounces: Qual é a diferença?
Existem dois tipos de rejeição de e-mail: uma rejeição suave (temporária) e uma rejeição forte (permanente).
Salto suave
Uma rejeição suave de e-mail significa que o endereço de e-mail é válido e foi recebido pelo destinatário. No entanto, ele ainda é devolvido porque a mensagem ou o anexo era muito grande para a caixa de entrada do destinatário, o servidor pode ter caído ou estar em manutenção, ou a caixa de correio estava cheia.
Embora os soft bounces sejam geralmente temporários, as repetidas falhas na entrega de e-mails podem gerar preocupações. Em alguns casos, não se trata apenas de uma caixa de entrada cheia ou de um problema no servidor – seu destinatário pode ter bloqueado intencionalmente seu endereço de e-mail.
Se você não tiver certeza de que um contato específico o bloqueou, entender como saber se alguém o bloqueou no Gmail pode esclarecer as coisas. A identificação precoce de bloqueios pode ajudar você a ajustar sua estratégia de divulgação e a manter a reputação de remetente.
Essa rejeição é temporária, pois pode ser facilmente solucionada com a correção do servidor, encurtando a campanha ou o boletim informativo, ou fazendo com que o destinatário limpe a caixa de entrada.
Salto forte
Por outro lado, um hard bounce ocorre quando o e-mail é rejeitado porque o endereço de e-mail não existe ou é inválido. Esse é um tipo permanente de rejeição de e-mail e indica um contato funcionalmente inútil. O endereço de e-mail inexistente deve ser excluído de sua lista.
Os soft bounces não são tão ruins, mas os hard bounces podem prejudicar a capacidade de entrega do seu e-mail ou causar sérios danos à reputação do remetente.
Por que meus e-mails estão sendo devolvidos? Explicação dos códigos de rejeição mais comuns
| Código de rejeição de e-mail | Tipo de e-mail | Significado | Ação recomendada |
| 550 5.1.1 | Hard Bounce | O endereço do destinatário não existe/é o endereço de e-mail incorreto | Verifique o endereço de e-mail ou remova-o de sua lista. |
| 553 5.1.2 | Hard Bounce | Erro de sintaxe no endereço de e-mail do destinatário (por exemplo, erros de digitação ou formato inválido). | Corrija o endereço de e-mail e reenvie. |
| 550 5.2.2 | Soft Bounce | A caixa de correio do destinatário está cheia (limite de armazenamento excedido). | Notifique o destinatário para limpar sua caixa de correio ou tentar novamente a entrega mais tarde. |
| 554 5.7.1 | Rejeitado/Bloqueado | Mensagem rejeitada devido a suspeita de spam, permissões insuficientes ou reclamações de spam. | Verifique a reputação do remetente, o conteúdo do e-mail e solicite a inclusão na lista de permissões. |
| 451 4.3.0 | Problema temporário | O servidor não está disponível ou está ocupado. | Aguarde e tente reenviar o e-mail mais tarde. |
| 552 5.3.4 | Rejeição suave | O tamanho da mensagem excede o limite do servidor. | Reduza o tamanho do anexo ou use um serviço de compartilhamento em nuvem para arquivos grandes. |
| 421 4.4.0 | Problema temporário | O servidor está temporariamente indisponível, geralmente devido a problemas de conexão ou DNS. | Verifique o status do servidor do destinatário ou as configurações de DNS e tente novamente após algum tempo. |
| 250 2.0.0 | Entregue | Mensagem entregue com sucesso (não é um bounce). | Nenhuma ação é necessária. |
| 530 5.7.0 | Autenticação | Autenticação necessária para enviar mensagens pelo servidor. | Garanta a autenticação SMTP adequada ou use uma conta autenticada para enviar e-mails. |
| 451 4.7.1 | Greylisting | Mensagem adiada devido a uma lista cinza temporária no lado do servidor (mecanismo anti-spam). | Aguarde e permita que o servidor tente novamente de forma automática ou entre em contato com o administrador do destinatário. |
Se você receber o erro “550 5.4.1 recipient address rejected: access denied”, isso pode indicar problemas com o servidor de e-mail do destinatário ou um possível bloqueio. A seção 550 5.4.1 recipient address rejected: access denied fornece uma análise detalhada do que esse erro significa e as etapas para resolvê-lo, garantindo uma capacidade de entrega de e-mail mais tranquila
Uma análise mais detalhada do motivo pelo qual os e-mails são devolvidos
Agora que você já viu os códigos de rejeição, vamos nos aprofundar para entender melhor o que está causando a falha de seus e-mails e como resolver esses problemas.
1. Endereço de e-mail inválido [550 5.1.1 ou 553 5.1.2]
Um dos motivos comuns pelos quais os e-mails são devolvidos é que o endereço de e-mail do destinatário é inválido ou já expirou.
Esses problemas geralmente surgem quando você usa uma lista de e-mails antiga, compra uma lista de e-mails ou usa e-mails não verificados. Isso também acontece quando você comete erros de digitação ao inserir o endereço de e-mail.
Outro motivo pode ser um erro de sintaxe. Esse código sinaliza um problema de formato com o endereço de e-mail, como um símbolo “@” ausente, um domínio inválido ou outros erros tipográficos.
Exemplo: Você tenta enviar um e-mail para john.doeexample.com (falta “@”)
2. A caixa de entrada do destinatário está cheia [550 5.2.2]
Vários aplicativos de e-mail fornecem uma capacidade de armazenamento definida para usuários individuais. Por exemplo, cada Conta do Google recebe 15 GB de armazenamento, compartilhados entre o Gmail, o Google Fotos e o Google Drive.
O Outlook oferece a mesma capacidade de armazenamento que o Google, enquanto o Yahoo oferece até 1 TB de armazenamento para seus usuários. Outros provedores de serviços de e-mail podem oferecer gratuitamente capacidade de armazenamento ilimitada ou grande, mas o número máximo de e-mails enviados ou recebidos por dia é limitado.
Quando a capacidade de armazenamento definida for excedida, o servidor não permitirá mais o recebimento de novos e-mails e alertará o proprietário da caixa de correio sobre a necessidade de tomar medidas para resolver o problema.
3. Suspeita de spammer [554 5.7.1]
Os provedores de caixa de correio podem marcar os e-mails da sua conta como spam com base na sua reputação de envio ou no histórico de e-mails. Isso pode fazer com que suas mensagens fiquem presas em filtros de spam e acabem sendo devolvidas.
Se a sua reputação de remetente foi prejudicada, você pode encontrar e-mails do Yahoo sendo devolvidos, pois os filtros do Yahoo são particularmente rigorosos em relação a comportamentos suspeitos de spam, muitas vezes adiando ou rejeitando completamente e-mails de domínios sinalizados.
Aqui estão os motivos comuns pelos quais isso pode acontecer:
- Os e-mails que você enviou ao longo do tempo para o servidor de e-mail do destinatário foram consistentemente marcados como spam, levando o provedor de e-mail a parar de entregar suas mensagens.
- Seu nome de marca ou endereço de resposta tem uma reputação ruim.
- Um dos endereços IP usados para suas campanhas está temporariamente bloqueado.
Para atenuar isso, monitore regularmente sua reputação de remetente, evite práticas de spam e tome medidas imediatas se você suspeitar que seus e-mails estão sendo sinalizados. Uma reputação saudável garante melhor capacidade de entrega e menos devoluções.
Descubra como os Seed Emails do InboxAlly podem melhorar sua reputação com os provedores de caixa de entrada. Esses endereços de e-mail exclusivos interagem com seu conteúdo, movendo seus e-mails das guias de promoções ou atualizações para a caixa de entrada principal, marcando-os como importantes e até mesmo respondendo a eles. Esse envolvimento consistente aumenta a capacidade de entrega e as taxas de abertura, garantindo que seu público veja seu valioso conteúdo.
4. O servidor de e-mail receptor está temporariamente indisponível ou sobrecarregado [451 4.3.0]
Os servidores podem ficar indisponíveis ou sobrecarregados por vários motivos, inclusive manutenção, problemas técnicos ou um aumento repentino no tráfego de e-mail. Por exemplo, durante períodos de alta demanda, como feriados ou eventos de vendas, os servidores de e-mail podem ter dificuldades para processar o volume de mensagens recebidas.
Para resolver esse problema, monitore as notificações de devolução e tente reenviar o e-mail após algum tempo. Se o problema persistir, considere entrar em contato com o destinatário ou com o administrador de TI para garantir que o servidor esteja funcionando corretamente.
5. A mensagem ou o anexo é muito grande [552 5.3.4]
Se você encher seu e-mail com anexos enormes ou fotos com muitos megabytes, isso poderá causar um soft bounce. Além disso, isso acontece porque há um filtro que pode identificar o anexo como uma possível fonte de vírus.
Para evitar esse problema:
- Comprima os anexos para reduzir seu tamanho. Tente não exceder o limite de arquivos anexos de 20 a 25 MB.
- Use serviços de compartilhamento em nuvem como Google Drive, Dropbox ou OneDrive para compartilhar arquivos grandes por meio de links em vez de anexos.
- Redimensione as imagens ou use formatos de arquivo otimizados para e-mail.
Mantendo os tamanhos dos arquivos gerenciáveis e aproveitando as soluções modernas de compartilhamento de arquivos, você pode garantir que seus e-mails sejam entregues sem gerar devoluções.
6. Falha de DNS [421 4.4.0]
Uma falha no Sistema de Nomes de Domínio (DNS) ocorre quando os usuários não conseguem se conectar a um endereço IP por meio de um nome de domínio. Se isso acontecer, o e-mail não poderá ser entregue, pois há um problema com o DNS do servidor receptor.
Esse problema de devolução de e-mail pode ou não ser temporário. No entanto, as fontes comuns de falha de DNS são problemas no roteador ou modem, computador, ISP (Provedor de Serviços de Internet), computador ou navegador.
7. Você foi colocado na lista negra
Seus esforços de marketing por e-mail podem ir por água abaixo se o servidor de e-mail do destinatário tiver colocado você na lista negra. Uma lista negra é um banco de dados de endereços IP que se acredita enviar spam.
Isso pode acontecer se você:
- Sua conta de e-mail foi comprometida e usada para enviar spam.
- Seu intervalo de IP é compartilhado com um remetente que foi marcado como spam.
- Você violou as leis de marketing por e-mail, como o envio de e-mails em massa não solicitados.
Para sair da lista negra, você deve abordar o motivo da lista negra. Por exemplo, se sua conta de e-mail foi usada para distribuir spam ou foi invadida, altere sua senha ou ative a autenticação de dois fatores para evitar o uso não autorizado de seu endereço de e-mail.
8. Evolução dos padrões do setor
Os filtros de SPAM aprimoram constantemente seus algoritmos para proteger os destinatários de possíveis ameaças. Esses filtros podem bloquear ataques de phishing e vírus e separar e-mails com spam dos seguros.
No entanto, com o tempo, a lista do que é considerado “spam” muda. Todos os anos, uma conferência DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) é realizada para estabelecer as melhores práticas de e-mail para proteger os consumidores de e-mails perigosos e incômodos.
Embora isso seja bom, requer atualizações de sua parte como profissional de marketing para continuar chegando à caixa de entrada do destinatário.
10 estratégias à prova de falhas para diminuir as devoluções de e-mail
As devoluções de e-mail podem prejudicar a reputação do remetente e reduzir a eficácia de suas campanhas. Ao abordar as causas principais e implementar medidas proativas, você pode reduzir significativamente a probabilidade de e-mails devolvidos. Aqui estão 10 estratégias comprovadas para ajudar você a garantir que seus e-mails cheguem ao seu público de forma consistente.
1. Comece lendo a mensagem de rejeição
Você deve ler a mensagem de erro para descobrir por que a mensagem foi rejeitada. Ao fazer isso, você terá uma visão clara do motivo do bloqueio do seu e-mail, como, por exemplo, os servidores de e-mail não responderem ou o endereço de e-mail de um determinado destinatário não existir. Se a mensagem de rejeição for fácil de resolver, basta você corrigir o problema e reenviá-la.
2. Limpe e mantenha sua lista de e-mails regularmente
Limpe regularmente sua lista de e-mails, removendo endereços inválidos, inativos ou não engajados. Use um serviço de limpeza de listas de e-mail para identificar e eliminar armadilhas de spam ou endereços expirados.
A segmentação também pode ajudar a direcionar os assinantes inativos com ofertas exclusivas ou frequência reduzida de e-mails para reengajá-los sem correr o risco de rejeição.
3. Use o Double Opt-In para verificar os assinantes
Um processo de opt-in duplo garante que somente endereços de e-mail verificados sejam adicionados à sua lista. Ao exigir que os usuários confirmem a assinatura por meio de um e-mail de verificação, você reduz as chances de endereços falsos ou inválidos entrarem no seu banco de dados.
4. Autenticar seu domínio de e-mail
Configure protocolos de autenticação de e-mail como SPF, DKIM e DMARC. Esses protocolos estabelecem confiança com os servidores de destinatários ao verificar se seus e-mails são legítimos, reduzindo a probabilidade de devoluções causadas por filtros de spam ou rejeições de servidor.
5. Monitore e melhore sua reputação de remetente
Uma reputação sólida do remetente garante uma melhor capacidade de entrega. Monitore sua pontuação de remetente regularmente usando ferramentas como SenderScore.org. Mantenha sua pontuação acima de 90, evitando práticas de spam, mantendo uma lista limpa e aquecendo gradualmente seu endereço IP antes de grandes campanhas.
6. Evite acionadores que sinalizam e-mails como spam
Os filtros de spam podem rejeitar e-mails com características de spam, como linguagem promocional excessiva, anexos suspeitos ou código mal formatado. Use um código HTML simples e limpo e evite usar termos sinalizados como acionadores de spam. Passe seus e-mails por ferramentas como o verificador de e-mail gratuito da InboxAlly para garantir que eles atendam aos padrões de capacidade de entrega.
7. Remova seu domínio das listas de bloqueio rapidamente
Se o seu domínio ou endereço IP estiver em uma lista de bloqueio, seus e-mails provavelmente serão devolvidos. Verifique se há problemas na lista de bloqueio usando ferramentas como Spamhaus ou MXToolbox. Se você estiver na lista, resolva a causa raiz, como contas comprometidas ou práticas de envio inadequadas, e solicite a exclusão da lista.
8. Use ferramentas confiáveis de marketing por e-mail
Invista em uma plataforma de marketing por e-mail confiável que forneça insights sobre capacidade de entrega, envolvimento e taxas de rejeição. Essas ferramentas geralmente oferecem higiene de lista automatizada, acompanhamento do desempenho da campanha e recursos de conformidade integrados para ajudar a aprimorar sua estratégia geral de e-mail.
9. Mantenha-se engajado com seus assinantes regularmente
Mantenha uma comunicação regular por e-mail para que sua marca seja lembrada e evite que o assinante se desvincule. E-mails pouco frequentes podem fazer com que os endereços não sejam reconhecidos ou fiquem inativos, aumentando a taxa de rejeição. Encontre um equilíbrio enviando e-mails de forma consistente, mas não excessiva.
10. Mantenha os anexos pequenos para evitar rejeições
Evite incluir anexos grandes ou e-mails excessivamente pesados, pois eles podem causar soft bounces ou acionar filtros de spam. Use links de compartilhamento na nuvem para arquivos grandes e mantenha os e-mails com menos de 20 MB para melhorar a capacidade de entrega.
Conclusão
As rejeições de e-mail podem ser frustrantes, mas também são uma oportunidade para você refinar sua estratégia e melhorar sua comunicação. Ao entender as causas das rejeições, manter uma lista de e-mails limpa e usar ferramentas para autenticar seu domínio e monitorar a reputação do remetente, você pode reduzir significativamente as taxas de rejeição. Lembre-se de que cada rejeição é uma oportunidade de aprender e melhorar, garantindo que suas mensagens cheguem ao seu público de forma eficaz.
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