Quando se trata de campanhas de e-mail frio, garantir que seus e-mails cheguem às caixas de entrada dos destinatários pretendidos é essencial para o sucesso. Altas taxas de rejeição podem prejudicar seus esforços de divulgação e afetar a pontuação de reputação do remetente. Portanto, neste guia, forneceremos a você estratégias práticas para reduzir a taxa de rejeição de e-mails frios.
Este guia também garantirá que suas mensagens sejam entregues de forma eficaz, aumentando as chances de envolver seu público-alvo. Ao implementar essas técnicas simples, você pode aprimorar a capacidade de entrega dos seus e-mails e otimizar os resultados dos seus cold e-mails.
Vamos começar!
O que é uma taxa de rejeição de e-mail?
Uma taxa de rejeição de e-mail é uma métrica vital no marketing por e-mail. Ela se refere à porcentagem de e-mails de uma campanha ou de um remetente que não puderam ser entregues com êxito na caixa de entrada do destinatário.
Quando você envia um e-mail, seu provedor de serviços de e-mail colabora com o provedor do destinatário para garantir a entrega bem-sucedida. Se um e-mail não puder ser entregue, ele será “devolvido” a você, revelando possíveis problemas, como endereços de e-mail falsos, caixas de entrada cheias ou filtros de spam.
Além disso, altas taxas de rejeição podem afetar a capacidade de entrega e a reputação do seu e-mail, afetando sua estratégia geral de marketing por e-mail. Para garantir que seus e-mails cheguem à caixa de entrada correta e que sua comunicação seja eficaz, é fundamental que você seja um remetente legítimo e mantenha endereços de e-mail limpos.
Além disso, trabalhar ativamente para reduzir a taxa de rejeição de e-mails é essencial para que você tenha sucesso no alcance dos e-mails. Fazer isso não apenas otimiza seus esforços de marketing por e-mail, mas também ajuda você a estabelecer uma sólida reputação de remetente nos ESPs e nos destinatários.
Soft Bounce vs Hard Bounce: A diferença
No marketing por e-mail, entender a distinção entre soft e hard bounce é essencial para melhorar a capacidade de entrega do e-mail e reduzir a taxa de rejeição.
Quando um e-mail não chega ao destinatário pretendido, ele é classificado como uma rejeição, indicando um problema de entrega.
Um soft bounce ocorre quando o e-mail chega com sucesso ao servidor do destinatário, mas não pode ser entregue na caixa de entrada. Alguns motivos incluem uma caixa de entrada cheia ou problemas temporários no servidor.
Enquanto isso, um hard bounce significa uma falha permanente na entrega do e-mail devido a endereços de e-mail inválidos ou inexistentes. Isso também costuma ser causado por erros de digitação, domínios inativos ou rejeição pelo servidor do destinatário.
Os soft bounces podem ser recuperados. No entanto, os hard bounces exigem ações corretivas para manter a eficácia do marketing por e-mail.
Leia também: Se você não tem um e-mail de retorno suave ou um e-mail de retorno difícil, qual é a diferença?
Como é calculada a taxa de rejeição de e-mails?
A taxa de rejeição de e-mails é uma métrica vital para medir a eficácia de suas campanhas e a qualidade de seus endereços de e-mail. Você pode calcular essa taxa dividindo o número de e-mails devolvidos pelo número total de e-mails enviados e, em seguida, multiplicando por 100.
Por exemplo, se você enviar 1.000 e-mails e 50 deles forem devolvidos, sua taxa de devolução de e-mail será calculada como (50 / 1.000) * 100 = 5%.
O que faz com que você tenha uma boa taxa de rejeição?
Uma taxa de rejeição de 2% ou menos é considerada favorável no marketing por e-mail. Se você enviar 100 e-mails e encontrar duas ou menos rejeições, seu desempenho será satisfatório. [1]
No entanto, a definição de uma taxa de rejeição razoável pode variar dependendo de fatores como o tipo de e-mail que você envia e a qualidade dos seus endereços de e-mail. Portanto, manter uma lista de e-mails limpa, usar procedimentos de opt-in duplo e ter seu próprio domínio personalizado podem contribuir para que você obtenha uma boa taxa de rejeição.
Reduzir a taxa de rejeição de e-mails frios [18 maneiras]
1. Atualize e limpe sua lista de e-mails regularmente
Manter uma rotina consistente de limpeza da lista a cada seis meses é fundamental para um marketing por e-mail eficaz. Altas taxas de rejeição afetam negativamente a capacidade de entrega e podem levar seus e-mails para a pasta de spam. [2]
À medida que sua base de assinantes evolui, os endereços de e-mail mudam, tornam-se inativos ou até mesmo se transformam em armadilhas de spam. Esse acúmulo de endereços inválidos ou desinteressados também pode afetar significativamente a taxa de rejeição de e-mails, a capacidade de entrega e a reputação do remetente de e-mails.
No entanto, a limpeza regular da lista identifica e remove endereços de e-mail desatualizados, inválidos ou inativos. Isso reduz o risco de devoluções de e-mail e garante que suas mensagens cheguem aos destinatários verdadeiros.
Além disso, ele ajuda você a atender às expectativas dos provedores de serviços de e-mail, que priorizam remetentes com listas genuínas. Isso também evita rejeições graves devido a endereços de e-mail inválidos ou inexistentes.
Uma rotina de limpeza semestral também permite que você se adapte às mudanças no setor, adote novas estratégias de marketing por e-mail e refine seus esforços de segmentação.
Ao remover periodicamente sua lista de assinantes que não respondem, você otimiza suas campanhas para obter maior envolvimento, taxas de cliques e, por fim, melhores resultados.
2. Evite enviar e-mails que pareçam spam
Fonte: UnSplash
Um gatilho de spam é um dos principais motivos de rejeição de e-mails. O envio de e-mails com conteúdo de spam pode resultar em devoluções de e-mails, afetando negativamente seus esforços de marketing por e-mail.
Até mesmo as plataformas confiáveis podem enfrentar desafios, com casos de e-mails da Constant Contact enviados para spam devido ao gerenciamento deficiente da reputação do remetente, listas de e-mails desatualizadas ou filtragem agressiva pelos provedores de caixa de entrada.
Os filtros de spam protegem os destinatários de e-mails indesejados ou potencialmente prejudiciais. Quando suas mensagens vão parar em pastas de spam, elas geralmente passam despercebidas pelo público-alvo.
Para evitar isso, certifique-se de que seus e-mails estejam livres de acionadores comuns para filtros de spam. Isso inclui o uso excessivo de determinadas palavras-chave, linhas de assunto enganosas ou anexos que possam ser sinalizados como suspeitos.
3. Seja consistente no envio de e-mails
Quando os assinantes esperam seus e-mails em determinados intervalos, é menos provável que eles os marquem como spam ou cancelem a assinatura devido a uma comunicação inesperada ou irregular.
Para isso, defina um cronograma claro para o envio de e-mails, seja semanal, quinzenal ou mensal, e mantenha-se fiel a ele. Essa consistência estabelece confiança e familiaridade com seu público.
Além disso, o envolvimento regular mantém sua lista de e-mails atualizada e envolvida, reduzindo as chances de devolução de e-mails.
4. Verifique seu domínio de e-mail
Os provedores de serviços de e-mail e os servidores de e-mail do destinatário usam sistemas de autenticação de mensagens baseados em domínio para determinar a legitimidade dos e-mails. Portanto, certifique-se de que você implemente os protocolos de autenticação DomainKeys Identified Mail (DKIM) e Sender Policy Framework (SPF) para o seu domínio.
Esses protocolos estabelecem a credibilidade do seu domínio. Eles também reduzem as chances de seus e-mails serem marcados como spam e impedem o uso não autorizado do seu domínio personalizado.
Ao verificar o domínio do seu e-mail, você também melhora a capacidade de entrega do e-mail ao criar confiança no servidor de e-mail do destinatário. Ao adotar essa etapa proativa, você demonstra que seus e-mails são originários de uma fonte legítima.
Consequentemente, isso aumenta a probabilidade de seus e-mails chegarem às caixas de entrada dos assinantes em vez de serem devolvidos devido a falhas de autenticação.
Leia também: DKIM vs SPF – Qual é a diferença?
5. Use um opt-in confirmado (duplo)
Outro aspecto essencial para manter uma lista de e-mails saudável envolve a implementação de um processo de confirmação de inscrição, também conhecido como inscrição dupla. Esse método emprega um procedimento de confirmação de assinatura em duas etapas, como segue [3] :
Primeiro, um usuário se inscreve na sua lista de e-mails fornecendo o endereço de e-mail dele. Em seguida, após a inscrição inicial, um e-mail é enviado ao endereço fornecido contendo um link de confirmação. O usuário deve clicar nesse link para validar a assinatura.
Esse processo garante que somente as pessoas genuinamente interessadas no seu conteúdo ou serviços façam parte da sua lista de e-mails. Isso não apenas reduz as taxas de rejeição, mas também melhora a capacidade geral de entrega de e-mails.
Além disso, os usuários que confirmam a assinatura têm maior probabilidade de se envolver com seus e-mails, o que beneficia seus esforços de marketing por e-mail. Isso também ajuda a manter uma lista de assinantes engajados e ativos, o que é essencial para campanhas de e-mail bem-sucedidas.
6. Sempre use um endereço de e-mail com a marca da empresa
É essencial que você use um endereço de e-mail com a marca da empresa ao enviar e-mails frios. O uso de um endereço de e-mail associado ao domínio da sua empresa (por exemplo, yourname@yourcompany.com) estabelece confiança e profissionalismo. [4]
Além disso, ao fazer isso, você garante aos destinatários que seu e-mail é legítimo e não é spam. Evite usar provedores de serviços de e-mail genéricos ou gratuitos (por exemplo, Gmail, Yahoo) para suas comunicações comerciais, pois eles podem acionar filtros de spam e reduzir a capacidade de entrega de e-mails.
Além disso, um endereço de e-mail comercial ou da empresa acrescenta credibilidade aos seus esforços de divulgação e incentiva os destinatários a se envolverem com suas mensagens.
7. Segmentar sua lista de e-mails e personalizar suas campanhas de e-mail
Divida sua lista de e-mails em grupos menores com base em características compartilhadas, como interesses, local ou comportamento. Ao fazer isso, você pode enviar e-mails que atendam diretamente às preferências de cada grupo. [5]
Outra abordagem é usar o nome do destinatário e atender às necessidades dele. Por exemplo, se você conhece alguém que se interessa por fitness, compartilhe dicas ou ofertas relevantes.
Os e-mails personalizados atraem a atenção e reduzem as rejeições. Você também pode usar conteúdo dinâmico para mostrar coisas diferentes para pessoas diferentes no mesmo e-mail. Ao enviar o que interessa a cada destinatário, você os mantém envolvidos e interessados.
8. Inclua um CAPTCHA confiável em seu formulário de inscrição
CAPTCHA, ou “Completely Automated Public Turing test to Tell Computers and Humans Apart” (Teste de Turing Público Completamente Automatizado para Diferenciar Computadores e Humanos), é uma ferramenta que garante que pessoas reais se inscrevam em seus e-mails. Geralmente, envolve a solução de um quebra-cabeça simples, como a identificação de objetos em imagens. Esse teste impede que spammers inundem sua lista com endereços falsos.
Além disso, um CAPTCHA confiável evita inscrições falsas que poderiam aumentar sua taxa de rejeição. Ele também é como um guardião digital que só permite a entrada de assinantes genuínos. [6]
Ao adicionar essa ferramenta ao seu formulário de inscrição, você garante que sua lista seja composta por pessoas reais e engajadas que desejam receber seus e-mails.
9. Envie e-mails regularmente
Quando você envia e-mails regularmente, os assinantes se lembram de você e do seu conteúdo. É mais provável que eles se envolvam com seus e-mails e menos provável que os marquem como spam ou cancelem a assinatura.
Imagine seus e-mails como lembretes amigáveis, mantendo seu público conectado e interessado. Você cria um senso de expectativa e confiança ao enviar e-mails em uma programação consistente. Essa interação constante aprimora seus esforços de marketing por e-mail.
Lembre-se de que é essencial encontrar um equilíbrio: não sobrecarregue seus assinantes com muitos e-mails. Mantenha-os envolvidos sem se tornar um incômodo, e suas taxas de rejeição agradecerão a você.
10. Permitir que os assinantes atualizem suas preferências
Capacite seus assinantes permitindo que eles personalizem sua experiência de e-mail. Quando as pessoas controlam o que recebem, é provável que permaneçam engajadas.
Oferecer uma opção para que os assinantes atualizem suas preferências permite que eles personalizem o conteúdo de acordo com seus interesses, o que aumenta sua satisfação. Os e-mails interativos com centros de preferências também são fáceis de usar, pois permitem que os assinantes escolham os tópicos mais importantes para eles. Essa abordagem reduz as taxas de rejeição e promove uma conexão mais forte com seu público.
Quando os assinantes recebem conteúdo relevante, é mais provável que eles cliquem, leiam e permaneçam em sua lista. Também é uma situação em que todos saem ganhando, tanto você quanto seus assinantes.
11. Nunca use listas compradas
Evite comprar listas de e-mail, que geralmente contêm contatos desatualizados ou irrelevantes, o que leva a altas taxas de rejeição e baixo envolvimento. Em vez disso, concentre-se em criar sua lista organicamente.
Interaja com possíveis assinantes por meio de seu site, mídia social e outros canais. Isso permite que você reúna contatos genuinamente interessados no seu conteúdo. As listas compradas também podem prejudicar a reputação e a capacidade de entrega do remetente.
Além disso, formulários de inscrição interativos em seu site ou páginas de destino podem atrair assinantes realmente interessados, aumentando a eficácia de suas campanhas de e-mail. Portanto, é melhor ter uma lista menor e engajada do que uma lista maior que não responde.
12. Monitore a taxa de rejeição de cada campanha de e-mail
Fonte: UnSplash
Acompanhe regularmente a taxa de rejeição de suas campanhas de e-mail. Uma alta taxa de rejeição pode indicar problemas com a qualidade ou o conteúdo de sua lista.
Um painel interativo na sua ferramenta de marketing por e-mail ajuda você a monitorar isso facilmente. Portanto, identifique as tendências e os padrões nas taxas de rejeição para que você possa identificar as áreas de melhoria. [7]
Ajuste sua estratégia de acordo se você também perceber que determinados tipos de e-mails têm taxas de rejeição mais altas. Você pode refinar seus esforços de marketing por e-mail e manter uma lista saudável, permanecendo atento e atento às suas taxas de rejeição.
13. Use um código limpo e simples
Certifique-se de que seus modelos de e-mail tenham um código HTML limpo e simples. Um código confuso ou complexo pode acionar filtros de spam e causar problemas de renderização. Portanto, use o design responsivo para que os e-mails tenham ótima aparência em qualquer dispositivo. Os elementos interativos, como botões, também devem ter um código claro e conciso.
Por exemplo, use um botão “Clique aqui” com o código correspondente para facilitar a interação. O código simplificado aumenta a capacidade de entrega do e-mail e proporciona uma melhor experiência ao usuário.
Além disso, você pode usar plataformas de marketing por e-mail com editores de modelos incorporados para garantir que seu código esteja limpo. Ao otimizar seu código, você garante que seus e-mails sejam visualmente atraentes e eficazes em vários clientes e dispositivos de e-mail.
14. Manter a reputação do remetente
Mantenha sua pontuação de reputação positiva enviando consistentemente conteúdo relevante e envolvente. Evite o uso excessivo de palavras que provocam spam, como “grátis”, “urgente” ou “garantia” nas linhas de assunto.
O conteúdo interativo, como botões e links, deve levar você a fontes confiáveis. Por exemplo, se você incluir um link para o seu site, certifique-se de que ele direcione os destinatários para uma página confiável.
Portanto, monitore o desempenho de sua campanha de e-mail e analise métricas como taxas de abertura e de cliques. Um alto envolvimento indica aos provedores de serviços de e-mail que seu conteúdo é valioso, aumentando a reputação do remetente.
Por outro lado, uma baixa taxa de envolvimento pode fazer com que seus e-mails cheguem às pastas de spam.
15. Use conteúdo envolvente
Fonte: Getty Images
Escrever conteúdo envolvente capta a atenção dos leitores e incentiva a interação. Escreva linhas de assunto atraentes que despertem a curiosidade ou ofereçam valor.
Por exemplo, em vez de “Lançamento de novo produto”, escreva “Descubra nossos novos e empolgantes produtos!” Use parágrafos concisos e marcadores para transmitir informações.
Além disso, insira recursos visuais como imagens e GIFs para quebrar o texto e tornar seus e-mails visualmente atraentes. A inclusão de elementos interativos, como pesquisas, enquetes ou questionários, incentiva os destinatários a participar, promovendo o envolvimento.
Por exemplo, uma marca de roupas poderia enviar um questionário perguntando: “Qual é o seu estilo de moda?” e fornecer recomendações personalizadas de roupas com base nas respostas.
O conteúdo interativo aumenta o envolvimento e ajuda você a saber mais sobre as preferências do seu público. Lembre-se de que um equilíbrio entre texto e elementos interativos mantém seus e-mails interessantes e incentiva os destinatários a agir.
16. Teste antes de enviar
Antes de enviar seus e-mails frios, é essencial testá-los para garantir que eles apareçam corretamente e funcionem bem. Envie e-mails de teste para você e seus colegas para verificar a formatação, os links e a capacidade de resposta em diferentes dispositivos.
Por exemplo, se você estiver promovendo um webinar, certifique-se de que o link de registro funcione tanto no desktop quanto no celular. Use o teste A/B para experimentar diferentes linhas de assunto, visuais e botões de call-to-action (CTA).
Além disso, envie variações para pequenos segmentos de sua lista e analise qual tem melhor desempenho. Por exemplo, experimente duas linhas de assunto: “Participe do nosso webinar!” e “Desbloqueie insights de especialistas em nosso webinar”. Os testes ajudam a otimizar seus e-mails para obter taxas de abertura e de cliques mais altas, melhorando o sucesso geral da campanha.
17. Utilize ferramentas de entrega de e-mail
As ferramentas de capacidade de entrega de e-mail incluem o uso de serviços ou software especializados para aprimorar a entrega bem-sucedida de seus e-mails nas caixas de entrada dos destinatários. Uma ótima ferramenta é o InboxAlly, que emprega e-mails semente inovadores e interações de IA para elevar a reputação do remetente, levando a resultados notáveis.
Uma maneira eficiente de conseguir isso é usar um software de entregabilidade de e-mail que ajuda a melhorar as taxas de colocação na caixa de entrada, otimizar a reputação do remetente e reduzir as taxas de rejeição. Essas ferramentas podem analisar o desempenho do e-mail, detectar possíveis problemas e garantir que seus e-mails contornem os filtros de spam com eficiência.
Por exemplo, as empresas que usam o InboxAlly relataram que dobraram suas taxas de abertura em poucas semanas. Isso demonstra a eficácia da ferramenta para melhorar o envolvimento e obter sucesso tangível no marketing por e-mail.
18. Faça um aquecimento em seu domínio
Pense no processo de aquecimento como uma introdução amigável antes de você mergulhar em uma conversa mais profunda. Seu domínio de envio de e-mail precisa de um aquecimento, pois você só entraria em um tópico complexo com uma introdução adequada.
Aumente gradualmente o volume de envio de e-mails para criar confiança nos provedores de serviços de e-mail. Por exemplo, se você planeja enviar 1.000 e-mails por dia, comece com um número menor e aumente gradualmente ao longo de algumas semanas.
Essa prática sinaliza sua legitimidade para os provedores de e-mail, evitando que seus e-mails sejam sinalizados como spam e aumentando as chances de chegarem às caixas de entrada dos destinatários.
Leia também: Warmup de e-mail – Tudo o que você precisa saber
Considerações finais
Fonte: Pexels
Para reduzir a taxa de rejeição de seus e-mails frios, você precisa de uma abordagem estratégica. Portanto, implemente essas técnicas para aumentar a capacidade de entrega e o envolvimento de seus e-mails.
Ao limpar sua lista de e-mails, personalizar o conteúdo e usar ferramentas de capacidade de entrega, você pode garantir que seus e-mails cheguem às caixas de entrada certas. Lembre-se de que o sucesso não vem apenas da mensagem, mas também de como você a entrega.
Com esses insights, você pode criar um alcance de e-mail frio impactante e proveitoso, minimizando as taxas de rejeição e maximizando as respostas.
Leia também: Por que os e-mails são devolvidos e como reduzir sua taxa de rejeição?
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Referências:
[1] https://www.semrush.com/blog/bounce-rate/
[2] https://www.brevo.com/blog/email-list-cleaning
[5] https://blog.hubspot.com/marketing/email-list-segmentation
[6] https://ux.stackexchange.com/questions/80494/should-i-use-a-captcha-in-my-sign-up-form
[7] https://www.forbes.com/advisor/business/software/best-email-marketing-software/