Você pode ter se deparado com mensagens como “Seu e-mail não foi entregue”. Mas por que isso acontece?
Há vários motivos pelos quais seu e-mail pode ser devolvido, mesmo que você acredite ter configurado tudo corretamente. Circunstâncias fora do seu controle fazem com que os e-mails retornem em segundos, mesmo que alguns sejam culpa sua.
Nesta postagem, você discutirá as diferenças entre hard bounces e soft bounces, que são métricas cruciais para monitorar suas campanhas de marketing por e-mail. Continue lendo para saber mais.
O que é uma rejeição de e-mail?
Uma mensagem de e-mail rejeitada pelo servidor de e-mail do destinatário é chamada de “e-mail devolvido” ou simplesmente “devolução”. Quando um e-mail é devolvido, isso indica que o destinatário pretendido não o recebeu por algum motivo.
Há dois tipos de e-mails devolvidos: hard bounces e soft bounces.
Um hard bounce indica que um endereço de e-mail está inativo por tempo indeterminado e não deve ser usado para enviar ou receber mensagens. Enquanto isso, um soft bounce é temporariamente causado por uma interrupção do servidor ou por uma caixa de entrada lotada. A maioria dos provedores de serviços de e-mail designará os soft bounces como hard bounces após três envios com falha.
Hard Bounce vs. Soft Bounce: Quais são as diferenças?
Salto suave
Um soft bounce ocorre quando uma campanha de e-mail chega ao servidor de e-mail do destinatário, indicando que seu endereço de e-mail foi identificado. Ainda assim, a mensagem é devolvida como não entregue antes de ir para a caixa postal do destinatário.
5 causas de saltos suaves
1. Seu e-mail está na lista cinza
Greylist é um filtro de SPAM específico que impede a entrega de e-mails por um curto período (talvez 900 segundos ou menos). O servidor enviará outra solicitação e concluirá o procedimento de distribuição após o tempo necessário.
2. A mensagem é muito grande
As mensagens individuais estão frequentemente sujeitas a limitações, assim como as caixas de correio têm limites de capacidade. Além disso, embora seus servidores de saída possam permitir e-mails com anexos enormes, isso pode ser verdade apenas às vezes para os ISPs.
Se uma mensagem não puder ser transmitida devido ao seu tamanho, muitos ESPs a reenviarão em um período específico (geralmente por muitos dias). No entanto, eles a negarão se não a entregarem até lá.
3. Servidor temporariamente sobrecarregado
Outra ocorrência rara é o excesso de demanda simultânea no servidor que lida com a entrega de e-mails que, ocasionalmente, pode fazer com que alguns e-mails sejam devolvidos.
4. Falha de DNS
A falha no Sistema de Nomes de Domínio (DNS) ocorre quando o servidor de e-mail do seu cliente não consegue entregar seu e-mail devido a dificuldades de DNS. Esse problema pode ou não ser um problema de curto prazo. Um erro de digitação durante a configuração, um domínio de destino inválido ou um servidor de e-mail inativo são todas as possíveis causas do problema.
Por exemplo, os servidores DNS podem falhar ocasionalmente ou ficar off-line. Eles podem ter desconectado o data center do serviço da Internet. Em geral, eles corrigem esses problemas com relativa rapidez, embora possa levar mais tempo para domínios e servidores específicos.
5. Baixa reputação do remetente
Por fim, você deve analisar mais detalhadamente a pontuação de reputação do e-mail se não houver anexos visíveis, acionadores de política ou outras dificuldades de entrega e as mensagens continuarem sendo devolvidas.
Os provedores de serviços de Internet (ISPs) avaliam os endereços com base em suas pontuações de reputação. A capacidade de entrega de e-mails provavelmente será excelente se você receber uma classificação “Razoável” ou “Boa”, com o mínimo de rejeições não intencionais das atividades dos destinatários.
No entanto, se você tiver uma pontuação de reputação “Baixa”, muitas de suas mensagens não chegarão à caixa de entrada do leitor. Para evitar isso, aqueça o IP antes de lançar uma campanha completa. Esse hábito aumenta sua pontuação de reputação e reduz as taxas de rejeição.
Salto forte
Um hard bounce denota um motivo recorrente pelo qual um e-mail não pode ser entregue. Normalmente, os endereços de e-mail rejeitados são automática e instantaneamente removidos do seu público. Sua capacidade de entrega pode estar em risco se você tiver muitos endereços de e-mail com hard bounce na sua lista, pois os filtros de spam podem classificá-los como suspeitos.
4 Causas de retornos difíceis
1. E-mail desconhecido
Um e-mail pode ser devolvido se o endereço de e-mail do destinatário não puder ser localizado. O problema pode ser expresso de várias maneiras no relatório de não entrega, como:
“Nenhuma caixa de entrada corresponde ao nome.”
“Esse usuário não existe.”
“O destinatário que você listou não pode ser contatado”.
Os exemplos acima demonstram que o nome que você enviou não corresponde a nenhum endereço de e-mail. Um usuário também pode ter excluído a conta.
2. Aciona os filtros de spam
Um filtro de SPAM pode causar picos de devolução. Portanto, nenhuma mensagem em massa que você enviar será entregue aos destinatários se o seu endereço IP ou endereço de e-mail estiver bloqueado.
Entre em contato com o administrador do e-mail ou com uma empresa de hospedagem para resolver esse problema. Se o seu endereço IP ou domínio estiver banido, eles devem explicar o motivo e aconselhar você a removê-lo.
3. A caixa de correio está cheia
Uma quantidade definida de espaço de armazenamento é alocada em cada caixa de correio para e-mails recebidos e enviados. Quando o limite for atingido, cada nova comunicação será rejeitada de uma vez por todas.
Alguns dias depois, alguns provedores de serviços de e-mail podem tentar a entrega novamente; nesse caso, a situação seria considerada um soft bounce. Mas você não deve ter esperança de que isso aconteça.
Se você receber alertas, tente entrar em contato com os destinatários de outra forma se receber esses alertas. Talvez eles não estejam cientes disso. Isso pode indicar que uma conta foi abandonada. Portanto, procure outro método de contato.
4. Seu e-mail é bloqueado por um servidor
Os problemas de capacidade de entrega e os danos à reputação do remetente resultam do fato de os servidores de e-mail modernos rejeitarem muitos e-mails que eles suspeitam ser indesejáveis. Embora quase sempre estejam corretos ao fazer isso, os filtros de spam ocasionalmente excluem e-mails autênticos sem pensar duas vezes.
Pode haver várias causas para isso. Portanto, verifique se o SPF, o DKIM e o DMARC estão configurados, pois a autenticação inadequada frequentemente tem um papel importante. Além disso, verifique se os registros PTR foram configurados e correspondem ao registro A do DNS do seu domínio.
Os ISPs também consideram comportamentos anteriores ao decidir se aceitam ou não um e-mail para aprimorar a experiência do usuário.
Se você enviar e-mails repetidamente, mas os destinatários nunca se derem ao trabalho de abri-los, um servidor de recebimento poderá eventualmente rejeitá-los antes que cheguem à caixa de entrada para poupar o trabalho do destinatário. Também é aconselhável que você limpe suas listas de e-mail e cancele periodicamente a inscrição de contatos inativos.
Se nenhuma dessas opções funcionar e seus e-mails continuarem a ser devolvidos, talvez seja hora de procurar ajuda.
Entrar em contato diretamente com o proprietário do domínio se você tiver problemas pode fazer com que seu nome seja adicionado à lista de permissões para futuras entregas. Isso aumenta a capacidade de entrega do seu e-mail e reduz a probabilidade de suas mensagens irem parar na pasta de spam.
7 dicas para melhorar minha taxa de rejeição de e-mail
(Fonte: Pexels)
1. Autentique seu domínio
Os três principais métodos para estabelecer a autenticidade do seu domínio são DMARC, SPF e DKIM. No entanto, uma pesquisa da Litmus descobriu que menos de 40% das empresas concluem o procedimento de verificação.
Sua taxa de rejeição de e-mail diminuirá e sua taxa de entregabilidade aumentará devido à autenticação do domínio. Além disso, isso impedirá que os usuários vejam notificações de segurança quando abrirem seus e-mails.
2. Segmentar sua lista
Ao segmentar sua lista, os assinantes receberão apenas as informações de que precisam e desejam. Também é menos provável que eles banam você ou o classifiquem como spam.
Com base na interação, uma das melhores estratégias de segmentação é categorizar seus assinantes mais ativos e enviar e-mails a eles com frequência. Isso ocorre porque eles já demonstraram que aceitam seus e-mails. Quanto mais altas forem as taxas de envolvimento, mais eficazes serão as suas campanhas de e-mail como um todo.
3. Use opt-ins duplos
Quando alguém se inscrever em sua lista, envie a essa pessoa um e-mail de confirmação. Com isso, você pode ter certeza de que o endereço de e-mail do usuário é legítimo e que ele realmente deseja receber suas mensagens de e-mail.
4. Criar conteúdo de e-mail envolvente
O desempenho de sua campanha de marketing por e-mail é muito influenciado por seu conteúdo. Você sempre verifica sua caixa de entrada quando chega um novo e-mail? Você costuma abrir e-mails com linhas de assunto chatas? Quanto tempo você leva para fechar um e-mail se não gostar do layout ou se as primeiras frases não fizerem sentido?
Simplificando, preste atenção às informações. Certifique-se de que elas sejam concisas, claras e diretas ao ponto. Caso contrário, os clientes podem começar a marcar seus e-mails como spam ou excluí-los sem abri-los, prejudicando a reputação do remetente e podendo bloquear permanentemente seu endereço.
5. Use um bom provedor de serviços de e-mail
Outra maneira de você melhorar sua taxa de rejeição de e-mail é usar um bom ESP. Sem antes verificar sua lista de contatos, usar um ESP para uma campanha de marketing por e-mail é arriscado e pode resultar na suspensão da conta.
Antes de lançar sua campanha, certifique-se de verificar novamente sua lista de e-mails. Reparar os danos à reputação do remetente leva tempo, e você pode ter uma taxa de rejeição mais significativa nos anúncios subsequentes.
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6. Evite palavras de spam em seu e-mail
De acordo com as estatísticas, mais de 53% dos e-mails globais são spam. Embora seja improvável que seus e-mails se enquadrem nessa porcentagem, algumas medidas cruciais empregam provedores de e-mail para detectar spam, e você pode estar fazendo isso sem saber.
Evite usar imagens muito grandes ou muito pequenas para evitar o temido filtro de spam. Isso acionará o detector de spam em alerta máximo. Mais especificamente, evite usar as seguintes palavras:
- Venda
- Ganhar dinheiro
- Oferta gratuita
- Bônus em dinheiro
7. Monitore a capacidade de entrega de seu e-mail
Mesmo que algo funcione bem para você, isso não garante que continuará funcionando. Portanto, é fundamental verificar continuamente a taxa de entregabilidade de suas mensagens de e-mail.
Para descobrir que tipo de material repercute entre seus assinantes, faça testes A/B com seus e-mails. Observe as reclamações dos assinantes e os relatórios de spam, bem como as taxas de abertura e de rejeição. Ao monitorar esses dados, você pode identificar problemas logo no início e tomar medidas antes que eles se tornem graves.
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Problemas permanentes de entrega resultam de hard bounces. Enquanto isso, os soft bounces resultam em dificuldades momentâneas na capacidade de entrega. Não é tão complicado quanto parece inicialmente, mas ainda assim é essencial.
Portanto, monitorar as taxas de rejeição é essencial para gerenciar a capacidade de entrega de e-mails. Dê uma olhada nos padrões de rejeição, como quais tipos de conteúdo têm maior probabilidade de falhar e se algum padrão sazonal afeta a capacidade de entrega.
Por fim, evite discursos de vendas sobre novas oportunidades, anexos de arquivos e uma cópia que contenha caracteres especiais e linhas de assunto.
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