A última coisa que qualquer profissional de marketing por e-mail ou outro profissional que faz divulgação quer é ver seus e-mails devolvidos quando já estão a caminho. Caso contrário, isso aumentará suas taxas de rejeição.
Se as suas campanhas são rotuladas com mensagens “rejeitadas”, “devolvidas” ou “com falha”, tudo isso significa uma coisa: elas não estão chegando às caixas de entrada desejadas. O que você está fazendo de errado? É exatamente disso que trata este guia: responder à pergunta “Por que os e-mails são devolvidos e como você pode reduzir a taxa de rejeição?”
Mas antes de analisarmos cada uma delas, vamos primeiro entender os conceitos básicos de uma rejeição de e-mail.
O que é uma rejeição de e-mail?
Uma rejeição de e-mail ocorre quando um e-mail não pode ser entregue na caixa de entrada do destinatário. Isso acontece por vários motivos, que discutiremos mais adiante.
O servidor de e-mail de destino ou o servidor de e-mail do remetente envia esse Relatório de não entrega (NDR), que geralmente detalha o que causou a falha na entrega do e-mail. Dica profissional: Guarde seu e-mail de devolução, pois ele geralmente inclui mensagens ou códigos. Leia-os com atenção e entenda o motivo pelo qual seu e-mail foi devolvido para que isso não aconteça novamente no futuro.
Dois tipos de devoluções de e-mail
Existem dois tipos de rejeição de e-mail: uma rejeição suave (temporária) e uma rejeição forte (permanente).
- Salto suave
Uma rejeição suave de e-mail significa que o endereço de e-mail é válido e foi recebido pelo destinatário. No entanto, ele ainda é devolvido porque a mensagem ou o anexo era muito grande para a caixa de entrada do destinatário, o servidor pode ter caído ou estar em manutenção, ou a caixa de correio estava cheia.
Além disso, essa rejeição é temporária, pois pode ser facilmente resolvida com o reparo do servidor, com o encurtamento da campanha ou do boletim informativo ou com a limpeza da caixa de entrada do destinatário.
Quando o destinatário liberar espaço, ele poderá receber automaticamente seus boletins informativos, como de costume.
- Salto forte
Por outro lado, um hard bounce ocorre quando o e-mail é rejeitado porque o endereço de e-mail não existe ou é inválido. Esse é um tipo permanente de rejeição de e-mail e indica um contato funcionalmente inútil. Além disso, o endereço de e-mail deve ser excluído de sua lista.
Os soft bounces não são tão ruins, mas os hard bounces podem prejudicar a capacidade de entrega do seu e-mail ou causar sérios danos à reputação do remetente.
Taxa de rejeição de e-mail
A taxa de rejeição de e-mail é a porcentagem de endereços de e-mail em uma lista de e-mails que não receberam a mensagem.
Ao contrário de outras métricas de marketing por e-mail, como aberturas e cliques, em que uma taxa alta significa algo bom, uma taxa alta de rejeição de e-mail é ruim.
A taxa de rejeição de e-mail aceitável depende do setor. Em geral, ela não deve ser superior a 2%. Qualquer valor superior a esse exige que você encontre a causa para reduzir o número. Aqui estão algumas práticas recomendadas de marketing por e-mail para ajudar você a lidar com problemas de taxa de rejeição de e-mail.
A seguir, você encontrará algumas médias de taxas de rejeição de e-mails, tanto leves quanto difíceis, em diferentes setores:
- Agricultura e serviços alimentícios: leve alta (0,50%), forte alta (0,32%)
- Arquitetura e construção: leve alta (1,18%), forte alta (0,73%)
- Beleza e cuidados pessoais: leve alta (0,33%), forte alta (0,26%)
- Negócios e finanças: leve alta (0,55%), forte alta (0,43%)
- Computadores e eletrônicos: leve alta (0,79%), forte alta (0,47%)
- Comércio eletrônico: soft bounce (0,26%), hard bounce (0,19%)
Como é calculada a taxa de rejeição de e-mails?
Taxa de rejeição de e-mails = (número de rejeições/número de e-mails entregues) x 100
Então, digamos que você envie um boletim informativo para os seus 1.000 assinantes e 10 deles rejeitem. Veja como você calcula sua taxa de rejeição: (10 / 1.000) x 100 = 0,01 x 100 = 1%
Muito simples. Você não acha?
Agora que você sabe como a taxa de rejeição de e-mail é calculada, vamos examinar os 10 motivos comuns pelos quais seus e-mails podem ser rejeitados.
10 razões pelas quais os e-mails são devolvidos
1. Endereço de e-mail inválido
Um dos motivos comuns pelos quais os e-mails são devolvidos é o fato de o endereço de e-mail do suposto destinatário ser inválido ou já ter expirado. Nesse caso, o provedor de serviços é forçado a devolver os e-mails devido a essas condições.
Esses problemas geralmente surgem quando você usa uma lista de e-mails antiga, compra uma lista de e-mails ou usa e-mails não verificados. Isso também acontece quando você comete erros de digitação ao inserir o endereço de e-mail.
Mais especificamente, o código de retorno de e-mail que você provavelmente receberá ao encontrar esse problema é “550” ou “550-5.1.1“. Em outras palavras, o endereço de e-mail não existe. Portanto, não há como entregar o e-mail.
2. A caixa de entrada do destinatário está cheia
Outro motivo de devolução de e-mail é que a caixa de entrada do destinatário está cheia. Vários aplicativos de e-mail fornecem apenas uma capacidade de armazenamento definida para usuários individuais. Por exemplo, cada Conta do Google recebe 15 GB de armazenamento compartilhado entre o Gmail, o Google Fotos e o Google Drive.
O Outlook oferece a mesma capacidade de armazenamento que o Google, enquanto o Yahoo oferece até 1 TB de armazenamento para seus usuários. Outros provedores de serviços de e-mail podem oferecer gratuitamente capacidade de armazenamento ilimitada ou grande, mas o número máximo de e-mails enviados ou recebidos por dia é limitado.
Quando a capacidade de armazenamento definida for excedida, o servidor não permitirá mais o recebimento de novos e-mails e alertará o proprietário da caixa de correio sobre a necessidade de tomar medidas para resolver o problema.
3. Bloqueado pelo destinatário
Os e-mails serão devolvidos se o servidor de e-mail do destinatário bloquear seu domínio ou endereço de e-mail.
Além disso, o destinatário ou o servidor pode suspeitar de qualquer atividade mal-intencionada, decidir que não é confiável, que não quer mais saber de você ou que tem regras escritas para impedir que determinados e-mails passem pela caixa de entrada.
Eventualmente, isso diminui a capacidade de entrega do seu e-mail e a reputação do remetente.
No entanto, alguns servidores são mais rígidos, especialmente escritórios do governo, hospitais e escolas. Se você tiver problemas ao enviar e-mails para esses destinatários, talvez seja necessário entrar em contato por um meio alternativo e incentivá-los a incluir seu endereço de e-mail na lista de “remetentes seguros”.
4. O servidor de e-mail receptor está temporariamente indisponível ou sobrecarregado
Suas campanhas de e-mail podem ser devolvidas se estiverem na categoria “não entregue”. Isso pode significar que o servidor de e-mail do destinatário está temporariamente indisponível, não pôde ser encontrado ou estava sobrecarregado. Além disso, os servidores ficam off-line por diferentes motivos.
Por exemplo, é como enviar uma carta tradicional para uma casa em uma rua desconhecida ou que não existe. Em geral, quando os e-mails não podem ser entregues, eles são devolvidos. Portanto, fique atento a esses erros de marketing por e-mail se eles persistirem, pois pode haver um problema mais sério.
5. Spammer conhecido
O provedor de serviços de e-mail do destinatário pode marcar os e-mails da sua conta, dependendo da sua reputação ou histórico de e-mails.
Infelizmente, se isso mostrar que você está enviando e-mails de spam ou que alguém em seu intervalo de IP está enviando spam, suas mensagens podem ficar presas nos filtros de spam. Por exemplo, os motivos mais comuns para esse tipo de rejeição de e-mail são os seguintes:
- Um dos domínios para os quais seus e-mails são enviados está na lista negra (temporariamente).
- Os e-mails que você enviou ao longo do tempo para o servidor de e-mail do destinatário apareceram constantemente como spam. Portanto, o provedor de e-mail parou de entregar seu e-mail aos usuários.
- O nome da marca ou o endereço de resposta tem uma reputação ruim
- Um dos IPs para o qual sua campanha é enviada está bloqueado (temporariamente).
6. Na lista negra
Seus esforços de marketing por e-mail podem ir por água abaixo se o servidor de e-mail do destinatário tiver colocado você na lista negra. Uma lista negra é um banco de dados de endereços IP que se acredita enviar spam.
Para sair da lista negra, você deve abordar o motivo da lista negra. Por exemplo, se sua conta de e-mail foi usada para distribuir spam ou foi invadida, altere sua senha ou ative a autenticação de dois fatores para evitar o uso não autorizado de seu endereço de e-mail.
7. Falha de DNS
Uma falha no Sistema de Nomes de Domínio (DNS) ocorre quando os usuários não conseguem se conectar a um endereço IP por meio de um nome de domínio. Se isso acontecer, o e-mail não poderá ser entregue, pois há um problema com o DNS do servidor receptor.
Esse problema de devolução de e-mail pode ou não ser temporário. No entanto, as fontes comuns de falha de DNS são problemas no roteador ou modem, computador, ISP (Provedor de Serviços de Internet), computador ou navegador.
8. A mensagem ou o anexo é muito grande
Se você encher seu e-mail com anexos enormes ou fotos com muitos megabytes, isso poderá causar um soft bounce. Além disso, isso acontece porque há um filtro e ele pode identificar o anexo como uma possível fonte de vírus.
Além disso, o sistema do destinatário pode não permitir determinados arquivos ou anexos. Para resolver esse problema, tente não exceder o limite de 10 MB de arquivos anexos.
9. Decadência natural do banco de dados
Os bancos de dados de e-mail decaem por conta própria em 22,5% ao ano. Isso pode acontecer porque as pessoas param de usar o endereço de e-mail antigo, usam um novo ou um lead não qualificado opta por não receber e-mails.
Seja qual for o motivo da mudança do endereço de e-mail do destinatário, você deve se concentrar em manter uma lista saudável. Remova aqueles que não estão mais interessados em suas ofertas ou e-mails e adicione novos leads.
10. Evolução dos padrões do setor
Os filtros de SPAM aprimoram constantemente seus algoritmos para proteger os destinatários de possíveis ameaças. Esses filtros podem bloquear ataques de phishing e vírus e separar e-mails com spam dos seguros.
No entanto, com o tempo, a lista do que é considerado “spam” muda. Todos os anos, uma conferência DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) é realizada para estabelecer as melhores práticas de e-mail para proteger os consumidores de e-mails perigosos e incômodos.
Embora isso seja bom, requer atualizações de sua parte como profissional de marketing para continuar chegando à caixa de entrada do destinatário.
8 dicas para reduzir a taxa de rejeição de e-mails
Felizmente, as devoluções de e-mail aparecem rapidamente depois que você envia sua campanha. Essa velocidade faz com que seja fácil identificar o problema que precisa de sua atenção. Compartilhamos abaixo algumas dicas para você reduzir a taxa de rejeição de e-mails!
1. Use um sistema de opt-in duplo
O uso de um sistema de opt-in duplo não só reduzirá a taxa de rejeição de e-mails como também melhorará a qualidade da sua lista de contatos. Tudo isso pode resultar em um marketing por e-mail melhor em geral.
O que é double opt-in?
Double opt-in é um sistema para adicionar um novo contato à sua lista de e-mails. Ele envolve a coleta de um endereço de e-mail e o envio de e-mails de confirmação para o usuário.
Depois que o link de confirmação é clicado, o processo é concluído e a conta de e-mail é adicionada à lista de marketing por e-mail. Como resultado, a chance de endereços de spam é significativamente reduzida, protegendo a reputação do seu remetente.
2. Autentique seu domínio de e-mail (não se preocupe, não é difícil)
SPF, DKIM e DMARC são três métodos comuns de autenticação de e-mail. Usando esses três métodos, você reduzirá as taxas de rejeição e melhorará a capacidade de entrega de e-mails. No entanto, as estatísticas de marketing por e-mail mostram que menos de 40% das marcas usam esses métodos de autenticação.
A autenticação do seu domínio sinaliza ao servidor de e-mail receptor que você tem permissão para enviar boletins informativos desse domínio e que é um remetente legítimo.
Leia a seguir: SPF, DKIM e DMARC explicados
3. Manter uma lista de e-mails limpa e saudável
Reduza sua taxa de rejeição observando uma boa higiene de e-mail. Essa tarefa envolve a remoção de endereços de e-mail desinteressados e inválidos da sua lista de contatos e o envio apenas de mensagens valiosas aos seus assinantes.
Além disso, uma alternativa à exclusão de endereços de e-mail inativos é segmentar sua lista de assinantes. Tente mover os assinantes inativos por um tempo para um segmento no qual você só enviará a eles bons descontos e ofertas.
Você também pode diminuir o número de e-mails que envia para essa lista. Por exemplo, se você costumava enviar um e-mail uma vez por semana, tente enviar dois e-mails por mês para essa lista segmentada. Quem sabe? O envolvimento nessa lista segmentada pode melhorar.
4. Não envie spam (nem nada que pareça spam)
Faça todo o possível para que seus e-mails não sejam rotulados como spam. Além disso, sempre vale a pena verificar novamente sua mensagem para garantir que ela não pareça spam.
O envio de e-mails que acionam os filtros de spam, que funcionam como uma espécie de guardiões no mundo dos e-mails, pode fazer com que sua comunicação digital vá parar na pasta de spam.
Se quiser, você pode usar um serviço de terceiros para testar a presença de spam em seu e-mail. Ou, melhor ainda, evite usar acionadores de spam para manter a taxa de rejeição de e-mail ideal para seu setor.
5. Usar código limpo e simples
Esconde-esconde pode ser um jogo divertido para crianças, mas se você aplicar isso ao marketing por e-mail, correrá o risco de prejudicar sua capacidade de entrega. Isso ocorre porque um código com aparência estranha é desagradável para os filtros de spam, e não apenas para os olhos humanos.
Pelo contrário, o uso de um código limpo e simples garante que seu e-mail seja renderizado corretamente. Como resultado, a comunicação passa a mensagem de forma que os assinantes tomem uma atitude.
Verifique novamente esses itens para garantir que seu código de e-mail permaneça limpo, reduzindo sua taxa de rejeição:
- Tamanhos de fonte supergrandes
- Tags ruins, tags aninhadas incorretamente, excesso de tags de fechamento
- Javascript incorporado
- Tipo de fonte inválido
- A cor da fonte é quase semelhante à cor do plano de fundo (oculta o texto no e-mail)
- Fornecimento de anexos
- Uso do iFrame
- Comentários HTML no código
- Não são caracteres ASCII padrão
6. Obter informações pessoais
Todos querem sentir que o e-mail que receberam é só para eles. É por isso que o ROI de engajamento do cliente é quase garantido quando um profissional de marketing aprende uma fração das informações sobre seu público-alvo.
Isso sem mencionar os impressionantes 293. 6 bilhões de e-mails de empresas e consumidores são enviados diariamente. Além disso, o marketing por e-mail é um dos canais de marketing de ROI com melhor desempenho em todo o mundo. Então, por que deixar o grande bolo do marketing ao acaso se você não personalizar seu conteúdo e torná-lo relevante para o destinatário?
Nossa recomendação é que você divida sua lista nesses grupos:
- Localização
- Tamanho da empresa
- Setor
- Função
- Função
Quando falamos em personalização, não queremos dizer apenas o primeiro nome e pronto. Vá além para mostrar ao seu público-alvo que você realmente se importa.
7. Entre em contato com sua lista de forma consistente (mas não com muita frequência)
Você sabia que uma das coisas que podem prejudicar a capacidade de entrega de seu e-mail é não enviar e-mails para sua lista com muita frequência, mas não enviar nenhum e-mail?
Os dois principais motivos pelos quais você deve manter seus e-mails regulares e consistentes são:
Primeiro, você permanece na mente de seus assinantes de e-mail. Dessa forma, eles sabem que é você que está enviando e-mails para eles. Não enviar e-mails à sua lista de forma consistente aumenta a chance de seus assinantes esquecerem sua marca ou o motivo pelo qual se inscreveram na sua lista de contatos.
Então, eles podem excluir seus futuros e-mails sem dar uma olhada neles. E isso, meu amigo, pode afetar seriamente sua pontuação de reputação e aumentar ainda mais sua taxa de rejeição.
Em segundo lugar, as rejeições ocorrem em números baixos gradualmente se você entrar em contato com seus assinantes de forma consistente. É por isso que é do seu interesse incrementar sua comunicação por e-mail de vez em quando e diversificar seus e-mails.
8. Use uma ferramenta de marketing por e-mail confiável
A execução bem-sucedida das práticas recomendadas de marketing por e-mail só é possível se você tiver uma ferramenta de marketing por e-mail confiável e segura.
No ano passado, a automação de marketing por e-mail foi uma das tendências mais quentes do setor de marketing por e-mail. Portanto, você pode aderir a essa tendência. Ou invista em uma ferramenta de marketing por e-mail que permita que você analise detalhadamente o desempenho de sua campanha de e-mail.
Concluir
Aqui você tem.
Esperamos que, com todas as dicas e truques que compartilhamos, você não demore muito para melhorar sua capacidade de entrega.
Conclusões rápidas:
- Uma rejeição de e-mail ocorre quando um e-mail não pode ser entregue na caixa de entrada do destinatário.
- A taxa de rejeição de e-mail é calculada com esta fórmula (número de rejeições/número de e-mails entregues) x 100.
- A taxa de rejeição de e-mail aceitável depende do setor, mas não deve ser superior a 2%.
- Uma alta taxa de rejeição em sua campanha de marketing por e-mail. Isso pode significar que você não está atendendo às expectativas dos seus assinantes.
- As altas taxas de rejeição geralmente indicam problemas com a manutenção de sua lista de e-mails, permissões, conteúdo e evolução dos padrões do setor.
- As devoluções de e-mail aparecem rapidamente, portanto, você pode tomar medidas rápidas para melhorar a capacidade de entrega.
Se você precisar de ajuda em sua campanha de e-mail, fique à vontade para agendar uma demonstração ao vivo e teremos o maior prazer em orientá-lo.
Feliz envio de e-mails!