Seus e-mails frios estão passando despercebidos? De acordo com um estudo da Backlinko, apenas 8,5% dos e-mails frios recebem uma resposta. Mas não se preocupe – a lista de verificação de e-mails frios está aqui para transformar seu jogo de divulgação. [1]
Se você está se perguntando por que alguns e-mails chegam à caixa de entrada e outros ficam em pastas de spam, esta lista de verificação tem a chave.
Desde a criação de linhas de assunto atraentes até o aproveitamento da autenticidade do domínio, você aprenderá a otimizar a capacidade de entrega do seu e-mail. Com etapas práticas e insights de especialistas, esta lista de verificação é o ingresso para você dominar a arte do envio eficaz de e-mails frios.
Vamos começar!
O que é uma lista de verificação de e-mail frio?
Uma lista de verificação de e-mails frios é um guia abrangente que descreve as etapas essenciais e as práticas recomendadas a serem seguidas ao enviar e-mails frios para várias finalidades, como contato comercial, vendas ou networking.
Além disso, essa lista de verificação garante que seus e-mails sejam bem estruturados, estejam em conformidade com a etiqueta de e-mail e tenham uma chance maior de chegar às caixas de entrada dos destinatários, em vez de irem parar na temida pasta de spam.
Por que você precisa de um
Uma lista de verificação de e-mails frios bem estruturada serve como um roteiro para a elaboração de e-mails frios eficazes. Ela também abrange aspectos importantes, como a criação de linhas de assunto que chamam a atenção, a distinção entre e-mails comerciais e pessoais e a prevenção de filtros de spam para evitar que você seja incluído em listas de spam.
Além disso, essa lista de verificação é o seu guia para navegar pelas complexidades das campanhas de cold emailing. Como resultado, ela garante que as suas mensagens tenham mais chances de chegar à caixa de entrada e de levar os destinatários a abrir, ler e responder.
A melhor lista de verificação de e-mails frios: 18 coisas que você deve fazer antes de apertar o botão “Enviar”
Lista de verificação de problemas técnicos
1. Aqueça seus domínios
Antes de você embarcar em uma campanha de e-mail frio, é fundamental reservar um tempo para aquecer seus domínios. Um aquecimento de domínio aumenta gradualmente o volume de envio de e-mails para que você estabeleça confiança com os provedores de serviços de e-mail (ESPs) e evite ser sinalizado como spam.
Essa estratégia de construção de confiança também é essencial, pois o envio de uma súbita enxurrada de e-mails de um domínio anteriormente inativo pode disparar sinais de alerta. Os ESPs veem esse comportamento com desconfiança, o que pode fazer com que seus e-mails acabem nas pastas de spam dos destinatários.
Portanto, o aquecimento dos seus domínios é fundamental para garantir que os e-mails frios cheguem aos destinos pretendidos.
Para iniciar o processo de aquecimento, comece enviando um pequeno número de e-mails para destinatários engajados que optaram por receber suas mensagens.
Em seguida, aumente gradualmente o volume ao longo de vários dias ou semanas, dependendo do tamanho da sua lista de e-mails e da reputação do remetente. Esse aumento gradual também sinaliza para os ESPs que seu domínio é legítimo e não está envolvido em comportamento de spam.
Leia também: Warmup de e-mail – Tudo o que você precisa saber
2. Verifique a reputação de seu domínio e IP
Antes de enviar qualquer e-mail frio, é essencial verificar e manter uma reputação de remetente positiva para seu domínio e endereço IP.
A reputação de um remetente é uma métrica usada pelos provedores de serviços de e-mail (ESPs) para avaliar a confiabilidade dos remetentes de e-mail. Uma boa reputação também aumenta suas chances de entrega de e-mail, garantindo que suas mensagens cheguem aos destinatários pretendidos.
Para verificar a reputação do seu domínio e IP, você pode usar várias ferramentas e serviços on-line que fornecem informações sobre a pontuação do remetente. Uma pontuação alta de remetente indica uma boa reputação, enquanto uma pontuação baixa sugere possíveis problemas.
Além disso, verifique se você está usando seu domínio dedicado em vez de um compartilhado. O uso do seu próprio domínio oferece a você controle total sobre a reputação dele, protegendo sua capacidade de entrega de e-mail das possíveis influências negativas dos domínios compartilhados.
Leia também: Como enviar um e-mail frio sem prejudicar a reputação do e-mail
3. Configurar registros SPF e DKIM
O SPF (Sender Policy Framework) é um registro de DNS (Domain Name System) que especifica quais servidores de e-mail estão autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio.
A configuração de registros SPF indica aos servidores de destinatários que o seu e-mail é legítimo e não forjado. Isso também ajuda a evitar a falsificação de domínio, uma tática comum usada por spammers.
Enquanto isso, o DKIM (DomainKeys Identified Mail) é outro método de autenticação de e-mail que adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails. Essa assinatura é gerada usando uma chave privada que somente você pode acessar.
Quando o servidor destinatário recebe o e-mail, ele usa a chave DKIM pública, armazenada nos registros DNS, para verificar a autenticidade da assinatura. Isso também garante que o e-mail não tenha sido adulterado durante o trânsito.
A implementação dos registros SPF e DKIM é um processo relativamente simples que envolve a adição de entradas de DNS específicas para o seu domínio. A maioria dos provedores de serviços de e-mail também oferece instruções claras sobre como configurar esses registros, tornando-os acessíveis até mesmo para usuários não técnicos.
Leia também: DKIM vs SPF – Qual é a diferença?
4. Analise as limitações definidas pelo seu provedor de serviços de e-mail
Os provedores de serviços de e-mail (ESPs) impõem certas limitações e diretrizes aos seus usuários para manter a capacidade de entrega de e-mails e evitar abusos.
Essas limitações podem variar de um ESP para outro, portanto, é fundamental que você se familiarize com as políticas e restrições do seu ESP antes de lançar sua campanha de e-mail frio.
Além disso, os ESPs geralmente limitam o número de e-mails que você pode enviar por dia ou por hora. Se você ultrapassar esses limites, também poderá levar à suspensão da conta ou à redução da capacidade de entrega. Portanto, sempre verifique o limite de envio para evitar que você o ultrapasse.
Lista de verificação de conteúdo de e-mail
5. Mantenha o primeiro e-mail conciso
O primeiro e-mail da sua campanha de e-mail frio é o seu pé na porta e o ponto inicial de contato com um lead ou cliente em potencial. Portanto, é essencial que você cause uma impressão positiva e desperte o interesse deles sem sobrecarregá-los com uma mensagem longa.
Manter seu primeiro e-mail conciso também significa ir direto ao ponto. Comece com uma saudação amigável e uma breve introdução e, em seguida, passe rapidamente para a mensagem principal. Indique claramente o valor ou o benefício que você também está oferecendo e por que o destinatário deve continuar a conversa.
Compreender as diferentes partes de um e-mail pode ajudar você a criar uma mensagem clara e eficaz. Ao se concentrar nos elementos essenciais, você garante que o destinatário entenda rapidamente o seu objetivo e tenha maior probabilidade de se envolver com o e-mail. Um e-mail bem estruturado demonstra profissionalismo e respeito pelo tempo do destinatário.
É mais provável que um e-mail conciso seja lido e compreendido, pois os profissionais ocupados costumam passar o olho em suas caixas de entrada. Portanto, evite parágrafos longos e frases complexas. Em vez disso, use frases curtas e claras para transmitir sua mensagem com eficiência.
6. Use um design de e-mail simples
Quando se trata do design do seu e-mail frio, a simplicidade é fundamental. Um layout de e-mail limpo e direto não apenas parece mais profissional, mas também aprimora a experiência geral do usuário para os destinatários.
Portanto, use um layout limpo e organizado com um design de coluna única. Evite gráficos excessivos, formatação complexa ou planos de fundo que distraiam você. Em vez disso, escolha uma fonte legível, como Arial ou Calibri, e garanta que o tamanho do texto seja legível em desktops e dispositivos móveis.
Além disso, use uma paleta de cores limitada, de preferência as cores da sua marca, para manter a consistência e o profissionalismo. Use títulos, subtítulos e marcadores para criar uma hierarquia clara de informações. Isso também ajuda os destinatários a lerem e entenderem rapidamente a sua mensagem.
Por fim, certifique-se de que o design do seu e-mail seja responsivo, o que significa que ele se adapta bem a vários tamanhos de tela. Muitos profissionais verificam seus e-mails em dispositivos móveis, portanto, seu e-mail deve ser fácil de ler em smartphones e tablets.
7. Use um provedor de e-mail
Embora possa ser tentador enviar e-mails frios de sua conta de e-mail pessoal gratuita, usar um provedor de e-mail dedicado é uma opção mais confiável e eficiente. Os provedores de e-mail, como o Gmail for Business, Outlook ou plataformas especializadas em marketing por e-mail, como o Mailchimp, oferecem várias vantagens: [2]
No entanto, muitos usuários enfrentam problemas de capacidade de entrega, com alguns relatando que os e-mails do Mailchimp vão para o spam devido a fatores como reputação de IP compartilhado, falta de autenticação adequada ou filtragem agressiva de spam. Compreender esses problemas e otimizar suas configurações de e-mail pode ajudar a melhorar o posicionamento e o envolvimento na caixa de entrada.
Em primeiro lugar, os provedores de e-mail estabeleceram relações com ISPs (Internet Service Providers) e clientes de e-mail, aumentando as chances de seus e-mails chegarem à caixa de entrada em vez de serem marcados como spam.
Em segundo lugar, eles também fornecem ferramentas valiosas de análise e relatórios que permitem que você acompanhe o desempenho de suas campanhas de cold email. Você pode ver as taxas de abertura, as taxas de cliques e outras métricas essenciais para avaliar a eficácia de seus e-mails.
O envio de e-mails frios de contas de e-mail pessoais também pode parecer pouco profissional. No entanto, usar uma conta de e-mail de domínio personalizado associada à sua empresa ou organização dá credibilidade às suas mensagens.
8. Não adicione imagens
Embora as imagens possam melhorar o apelo visual dos e-mails, elas também podem ser uma faca de dois gumes quando se trata de campanhas de e-mails frios. Portanto, evite adicionar imagens em seus e-mails frios iniciais.
E-mails com imagens têm maior probabilidade de acionar filtros de spam, pois os spammers costumam usar imagens para ocultar conteúdo malicioso. Alguns clientes de e-mail também podem bloquear imagens por padrão, exigindo que os destinatários ativem o carregamento de imagens manualmente. Isso pode prejudicar o impacto imediato do seu e-mail.
As imagens também podem aumentar o tamanho do seu e-mail, o que pode levar a tempos de carregamento mais lentos. Em um mundo digital de ritmo acelerado, os destinatários podem não esperar o carregamento de um e-mail grande.
9. Não adicione muitos links
Fonte: UnSplash
Embora os links sejam parte integrante de qualquer comunicação digital, incluir muitos links em seu e-mail frio pode ser contraproducente.
Tanto os destinatários quanto os filtros de spam costumam ver e-mails com excesso de links. Os spammers também costumam usar vários links para redirecionar os destinatários a sites mal-intencionados.
Em vez de bombardear seu e-mail com links, priorize a qualidade em vez da quantidade. Inclua somente os links mais relevantes que apoiem sua mensagem ou forneçam informações adicionais. Embora seja importante rastrear os links, certifique-se de que cada link também seja necessário e tenha uma finalidade.
10. Escreva uma linha de assunto que chame a atenção
A linha de assunto do seu e-mail frio é a primeira coisa que os destinatários veem e, muitas vezes, é o fator decisivo para que eles abram o e-mail ou o enviem diretamente para a lixeira. A elaboração de uma linha de assunto atraente é fundamental para que você tenha sucesso em uma campanha de e-mail frio.
Portanto, inclua o nome ou a empresa do destinatário na linha de assunto para torná-la mais relevante e personalizada. Desperte a curiosidade do destinatário sugerindo informações valiosas ou uma solução para um problema.
Além disso, certifique-se de que a linha de assunto esteja alinhada com o conteúdo do e-mail. Linhas de assunto enganosas podem levar à frustração e à desconfiança. Use palavras que transmitam urgência, como “oferta por tempo limitado” ou “oportunidade exclusiva” , para incentivar os destinatários a abrir o e-mail imediatamente.
Por fim, mantenha a linha de assunto clara e concisa. Evite pontuação excessiva ou frases de efeito. Considere a possibilidade de fazer um teste A/B com diferentes linhas de assunto para determinar qual delas tem melhor repercussão junto ao seu público-alvo. [3]
11. Personalize seu e-mail frio
Em vez de enviar mensagens genéricas, torne seus e-mails exclusivos. Por exemplo, use o nome da pessoa para começar de forma amigável, mencione a empresa dela para mostrar que você pesquisou e fale sobre seus interesses ou desafios para se conectar.
Você também pode trazer à tona bate-papos anteriores para dar continuidade ao assunto e personalizar suas ofertas para atender às necessidades deles. Não se trata apenas de adicionar um nome; trata-se de mostrar que você se importa. A personalização também torna seus e-mails mais atraentes e mais propensos a receber uma resposta. [4]
12. Evite vender no e-mail inicial
Um erro comum em campanhas de e-mail frio é tentar fazer uma venda logo no primeiro e-mail. Essa abordagem geralmente é muito agressiva e pode afastar leads em potencial que ainda não estão familiarizados com sua marca ou oferta.
Em vez de mergulhar diretamente em um discurso de vendas, concentre-se em criar um relacionamento e estabelecer confiança no e-mail inicial. Ofereça valor sem expectativas imediatas. Isso pode incluir o compartilhamento de recursos úteis, o fornecimento de informações relevantes ou a abordagem dos pontos problemáticos do destinatário.
Depois que o relacionamento for estabelecido por meio de e-mails de acompanhamento e interações, você poderá apresentar gradualmente seu produto ou serviço e avançar para a conversão.
13. Adicione uma chamada para ação clara
Todo e-mail frio deve incluir uma chamada para ação (CTA) clara e convincente que oriente o destinatário sobre as próximas etapas a serem seguidas. Seja para agendar uma ligação, fazer download de um recurso ou solicitar mais informações, a CTA deve ser específica e acionável.
Lembre-se de colocar a CTA de forma proeminente no e-mail, perto do início ou no final, onde ela seja facilmente visível. Use um botão bem projetado para sua CTA para que ela se destaque. Use verbos de ação que também levem o destinatário a agir, como “agendar”, “solicitar” ou “fazer download”.
14. Refinar e aprimorar sua assinatura HTML
Sua assinatura de e-mail é um elemento sutil, porém significativo, dos seus e-mails frios. Ela também dá um toque profissional à sua correspondência e fornece aos destinatários informações essenciais de contato.
No entanto, evite a bagunça e o excesso de detalhes. Em vez disso, inclua apenas seu nome, cargo, nome da empresa e informações de contato. Certifique-se de que sua assinatura de e-mail seja consistente com a identidade visual da sua marca, usando as mesmas fontes e cores.
15. Acompanhamento
O acompanhamento é um componente essencial de qualquer campanha de e-mail frio. Muitos destinatários podem não responder ao seu e-mail inicial, seja devido a uma caixa de entrada ocupada ou por descuido. No entanto, um acompanhamento oportuno e educado pode reacender o interesse deles e manter a conversa.
Portanto, envie um e-mail de acompanhamento em intervalos apropriados, normalmente de três a sete dias após o e-mail inicial e, depois, em intervalos mais longos.
Em seus acompanhamentos, lembre brevemente o destinatário da mensagem anterior para refrescar a memória dele. Mantenha um tom educado e respeitoso em seus acompanhamentos, mesmo que você não tenha recebido uma resposta.
Leia também: Acompanhamento de e-mails frios – Como fazer com que seu cliente potencial responda
Lista de verificação de problemas de contato
16. Verifique os endereços de e-mail antes de enviar e-mails
O envio de mensagens para endereços inválidos ou incorretos pode resultar em altas taxas de rejeição, prejudicando a reputação do remetente e a capacidade de entrega do e-mail.
Para evitar esse problema, use ferramentas ou serviços de verificação de e-mail para verificar a validade dos seus endereços de e-mail antes de você apertar o botão enviar. Essas ferramentas também podem identificar e sinalizar endereços que provavelmente serão devolvidos ou não poderão ser entregues. [5]
Além disso, mantenha uma lista de e-mails limpa e atualizada, eliminando regularmente os endereços inválidos e os contatos que não se inscreveram. Essa abordagem proativa não apenas melhora a capacidade de entrega, mas também economiza tempo e recursos, pois você concentra seus esforços em destinatários genuinamente interessados.
17. Enviar e-mails somente para endereços comerciais
Ao realizar uma campanha de e-mail frio, é aconselhável que você tenha como alvo os e-mails comerciais em vez dos pessoais. Os endereços de e-mail comerciais tendem a ser mais receptivos a contas profissionais, enquanto os endereços pessoais podem ser mais protetores contra mensagens não solicitadas.
Além disso, os e-mails comerciais normalmente incluem o domínio da empresa do destinatário, facilitando a identificação deles como possíveis leads ou contatos relacionados ao seu público-alvo.
18. Use uma ferramenta de capacidade de entrega de e-mail
Considere usar uma ferramenta ou serviço de capacidade de entrega de e-mail para garantir que seus e-mails cheguem às caixas de entrada dos destinatários pretendidos.
Uma das melhores ferramentas de capacidade de entrega de e-mail do mercado é o InboxAlly. Ela é um recurso indispensável para qualquer pessoa que queira vencer os desafios do marketing por e-mail. De acordo com o Business Solution.org, o InboxAlly ficou em primeiro lugar em uma análise recente (veja o vídeo aqui) graças à sua abordagem de ponta, redefinindo o jogo ao aprimorar ativamente a reputação do remetente.
Diga adeus à frustração dos e-mails que acabam em uma lista de spam ou passam despercebidos. O uso engenhoso do InboxAlly de e-mails semente e interações baseadas em IA garante que suas mensagens não apenas cheguem às caixas de entrada dos destinatários, mas também chamem a atenção.
Resumindo
A lista de verificação definitiva de e-mails frios inclui uma série de etapas e considerações essenciais que, quando seguidas diligentemente, podem aumentar significativamente a eficácia de suas campanhas de e-mails frios.
Desde os preparativos técnicos, como aquecimento de domínio e autenticação de e-mail, até a criação de conteúdo de e-mail atraente e a manutenção da higiene dos contatos, cada item da lista de verificação desempenha uma função crucial para que você atinja suas metas de marketing por e-mail.
Ao aderir a essas práticas recomendadas e monitorar e otimizar continuamente seus esforços, você pode maximizar o impacto do alcance de seus e-mails frios e, ao mesmo tempo, manter o profissionalismo e a conformidade com as normas do setor.
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Referências:
[1] https://backlinko.com/email-outreach-study
[2] https://www.techradar.com/news/best-email-provider
[3] https://blog.hubspot.com/sales/sales-email-subject-lines-that-get-prospects-to-open-read-and-respond