Na era digital de hoje, o e-mail se tornou um meio de comunicação essencial, tanto em contextos pessoais quanto profissionais. No entanto, apesar de sua conveniência, às vezes ela é infalível.
Pode haver casos em que você envia um e-mail, mas o destinatário não o recebe. Como resultado, isso pode ser frustrante, especialmente se a mensagem for crítica ou sensível ao tempo.
Este artigo explora os motivos pelos quais o destinatário pretendido pode não receber um e-mail e suas causas. Ele também discute como corrigir problemas de capacidade de entrega de e-mail. [1]
10 razões pelas quais seus e-mails não estão sendo recebidos
1. Endereço de e-mail inválido
Sua mensagem só será entregue se for enviada para um endereço de e-mail digitado incorretamente ou inválido. Embora isso possa parecer óbvio, muitas vezes não é percebido e ocorre com frequência.
Mesmo que o endereço de e-mail esteja escrito corretamente, ele não poderá ser entregue se não existir. Normalmente, você receberá um aviso de não entrega por isso. A mensagem o alertará sobre qualquer informação essencial, como o fato de que o endereço de e-mail não existe ou não pode ser localizado.
Portanto, sempre verifique se o endereço de e-mail é válido e está escrito corretamente para resolver esses problemas. Você também deve ligar para o destinatário para verificar a exatidão da ortografia e a legitimidade do endereço de e-mail.
2. A caixa de correio dos destinatários está cheia
Como a maioria dos provedores de e-mail agora oferece armazenamento suficiente aos seus usuários, esse problema é menos frequente do que antes.
No entanto, se você encontrar esse problema, poderá ligar para a pessoa ou enviar um breve e-mail para avisá-la. O destinatário deve excluir as mensagens da caixa de correio para liberar espaço em sua conta de e-mail.
Além disso, muitas vezes é possível fazer um novo acompanhamento alguns dias depois, pois outra pessoa ou colega com o mesmo problema pode ter entrado em contato com o destinatário.
3. O e-mail é marcado como spam
Os provedores de serviços de e-mail eficazes têm filtros de SPAM avançados que podem distinguir entre e-mails legais e fraudulentos. No entanto, às vezes eles são totalmente confiáveis e, ocasionalmente, os provedores de e-mail interceptam e-mails genuínos.
Portanto, peça ao destinatário para verificar se o e-mail está na pasta de SPAM. Se você encontrar mensagens, marque-as como seguras para evitar que isso ocorra novamente. [2]
4. O servidor de e-mail do destinatário não existe ou está temporariamente indisponível
O servidor de e-mail pode estar inativo ou configurado incorretamente nessa situação. O texto também pode incluir um erro de digitação que segue o símbolo de arroba (“@”).
Por exemplo, o destinatário pode entrar em contato com a pessoa de outra forma, ligando ou usando um endereço de e-mail diferente.
“Entre em contato conosco para obter assistência se suspeitar que isso possa estar relacionado aos nossos servidores de e-mail!”
5. Problemas de filtro de spam
Como resultado de normas específicas de servidores de spam, os servidores de correio eletrônico ocasionalmente rejeitam e-mails de servidores. No entanto, isso geralmente é um erro no filtro de spam. Rejeitar todos os e-mails de um servidor ou nome de domínio não faz muito sentido.
Em janeiro de 2021, o spam representava 45% de todos os e-mails enviados em todo o mundo. Os filtros de spam desempenham um papel fundamental para manter nossas caixas de entrada protegidas contra malware e ataques de phishing, além de garantir que as comunicações importantes que queremos ler não sejam mascaradas por spam. [3]
Além disso, qualquer lista de servidores de spam não inclui nossos servidores. Na maioria das vezes, os administradores do servidor receptor devem resolver o problema.
Na maioria dos casos, perguntar aos administradores do servidor de e-mail do usuário é o curso de ação mais eficaz. O destinatário também deve enviar a mensagem de erro para que a equipe de suporte de TI possa entender melhor o problema.
6. Ataque de malware
O que acontece se você receber um alerta de“Falha na entrega de correspondência” para interações que nunca enviou? É possível que você tenha sido vítima de um ataque de malware. Mais especificamente, um vírus utiliza sua conta para enviar e-mails de spam. Esse ataque explica por que você continua recebendo devoluções.
A principal fonte do problema pode ser uma infecção por worm (use seu programa antivírus imediatamente) ou o que é conhecido como “spoofing”. Essa infecção ocorre quando um remetente de spam usa seu nome de endereço para se passar por você.
Portanto, considere a possibilidade de obter autenticação de e-mail, pois evitar um ataque de malware é bastante complicado. [4]
7. O e-mail contém um anexo
Ocasionalmente, os e-mails com anexos também podem ser bloqueados. Embora os tipos de arquivos comuns, como documentos do Word, PDFs e planilhas do Excel, normalmente sejam aprovados, eles às vezes apresentam problemas.
Há também um risco genuíno de infiltração de malware por meio de macros, por isso eles proíbem documentos do Word e do Excel que as incluam.
Portanto, é altamente recomendável usar um aplicativo seguro de transferência de arquivos em vez de compactar anexos enormes. Vírus como o CryptoLocker e o CryptoWall podem ser enviados e descompactados por meio de arquivos ZIP.
8. Configurações de SMTP
Mesmo que a mensagem exista, forneça bastante armazenamento e espaço e siga todas as práticas recomendadas para uma campanha de boletim informativo (ou seja, lista de opt-in, layout bem projetado, sem termos de spam no assunto), um filtro antispam ainda poderá impedi-la de chegar à caixa de correio do destinatário.
O destinatário pode optar por não aceitar a mensagem, dependendo do seu servidor SMTP. A mensagem poderá ser negada se a reputação do IP transmissor for especialmente ruim e colocada em uma lista negra. Além disso, você precisará estar ciente disso.
Portanto, confiar em um servidor SMTP acessível padrão pode reduzir significativamente sua taxa de entrega porque ele usa IPs genéricos e não monitorados.
Por outro lado, o uso de um servidor profissional como o turboSMTP enviará seus e-mails usando apenas IPs garantidos e com autenticação adequada. Ele também maximiza a capacidade de cada mensagem de chegar à caixa de entrada correta.
9. Configurações do Outlook
Um dos melhores recursos do Outlook é a capacidade de configurar regras rígidas para mensagens recebidas e enviadas. No entanto, se você tiver definido regras específicas, isso resultará em problemas, como o fato de o Outlook poder enviar e-mails, mas não recebê-los.
Portanto, verifique se não há nenhuma regra do Outlook que possa estar movendo, bloqueando ou colocando o e-mail em quarentena. Verifique a pasta Clutter e a pasta de lixo eletrônico para ver se determinados e-mails estão sendo realocados para lá.
Se for o caso, isso geralmente ocorre porque o Outlook não confia nas frases de SPAM ou nos anexos que elas incluem. Outro motivo é que o Clutter está tentando “desorganizar” sua caixa de entrada ao “aprender” o que você quer e o que não quer. Você pode até solicitar que o remetente envie apenas um e-mail em branco para que você possa verificar se ele foi entregue.
10. Problema de endereço IP
Endereços IP incorretos também são possíveis motivos para os destinatários não receberem seus e-mails. Aqui estão alguns problemas comuns relacionados ao endereço IP e como corrigi-los:
- Lista negra – Seu endereço IP pode ser colocado na lista negra pelo provedor de serviços de e-mail do destinatário, o que significa que os e-mails do seu endereço IP serão bloqueados. Você pode verificar se o seu endereço IP está na lista negra usando ferramentas on-line, como MX Toolbox, Spamhaus ou Sender Score.
Se o seu endereço IP estiver na lista negra, entre em contato com o provedor da lista negra para solicitar a remoção ou trabalhe com seu provedor de e-mail para alterar seu endereço IP.
- Pesquisa reversa de DNS – os provedores de serviços de e-mail podem realizar uma pesquisa reversa de DNS para verificar a autenticidade do servidor de envio. Seus e-mails também poderão ser bloqueados se o seu endereço IP não tiver registro de DNS reverso.
Para verificar se o seu endereço IP tem um registro de DNS reverso, use ferramentas on-line, como MX Toolbox ou WhatIsMyIPAddress. Você pode entrar em contato com o seu provedor de e-mail para adicionar um se o seu endereço IP não tiver um registro de DNS reverso.
- Autenticação SPF e DKIM – Os provedores de correio eletrônico usam a autenticação SPF e DKIM para verificar a autenticidade do servidor de envio. Se o seu endereço IP não for autenticado, eles poderão marcar seus e-mails como spam ou bloqueados.
Use ferramentas on-line, como o DKIM Validator ou o SPF Surveyor, para verificar se seus e-mails estão devidamente autenticados. No entanto, se seus e-mails não forem autenticados corretamente, você poderá trabalhar com seu provedor de serviços para configurar os registros SPF e DKIM.
5 maneiras de enviar e-mails com sucesso
(Fonte:
Pexels
)
1. Verifique se os seus e-mails não estão sendo filtrados para outra pasta
Um possível motivo pelo qual o destinatário pretendido não recebeu um e-mail é que ele pode ter sido filtrado em outra pasta, como spam ou lixo eletrônico. Aqui estão algumas medidas que você pode tomar para garantir que seus e-mails não sejam filtrados:
- Peça ao destinatário para verificar sua pasta de spam ou lixo eletrônico. O provedor de e-mail do destinatário filtra automaticamente o e-mail. Portanto, peça ao destinatário que verifique a pasta de spam ou lixo eletrônico para ver se o e-mail existe.
- Coloque seu endereço de e-mail na lista de permissões. Peça ao destinatário para colocar seu endereço de e-mail na lista de permissões, adicionando-o aos contatos dele ou à lista de remetentes seguros. Isso garante que futuros e-mails não sejam filtrados para a pasta de spam ou lixo eletrônico.
- Evite usar palavras de gatilho de spam. Evite usar palavras como “grátis”, “desconto” ou “oferta por tempo limitado” na linha de assunto ou no corpo do e-mail. Essas palavras ou frases podem acionar filtros de spam e fazer com que seu e-mail seja filtrado.
- Use um provedor de serviços de e-mail profissional. Um provedor de serviços de e-mail profissional, como o Gmail ou o Outlook, garante que seus e-mails sejam entregues na caixa de entrada do destinatário e não filtrados para a pasta de spam ou lixo eletrônico.
2. Verifique o serviço do Outlook e a conexão com a Internet
É provável que a conexão do seu computador com a Internet esteja falhando. Portanto, verifique se ele está conectado a uma conexão confiável e reinicie o computador. O serviço do Outlook também pode estar indisponível no momento.
Você pode verificar rapidamente o status do serviço do Outlook acessando a página dele e revisando o status atual. Se estiver destacado em vermelho, o Outlook não está acessível no momento.
3. Limpar o espaço de armazenamento do Google
Tente sair e entrar novamente. Você também pode forçar a sincronização com o Google se estiver tendo dificuldades para visualizar todas as suas mensagens do Gmail no smartphone.
Muitos de nós somos culpados por manter mensagens e arquivos desnecessários. Portanto, você ficará sem armazenamento se sua caixa de entrada estiver cheia de e-mails desatualizados.
Limpar o armazenamento do Google pode não corrigir diretamente o problema de não receber e-mails. Ainda assim, ele pode melhorar o desempenho geral de sua conta do Gmail e reduzir a probabilidade de problemas técnicos.
Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para limpar o armazenamento do Google:
- Excluir e-mails antigos. Examine sua caixa de entrada do Gmail e exclua todos os e-mails antigos ou desnecessários que estejam ocupando espaço. A função de pesquisa do Gmail pode localizá-los e excluí-los com base em palavras-chave, datas ou remetentes específicos.
- Limpe suas pastas de lixo e spam. Os e-mails excluídos são movidos para a pasta da lixeira, onde continuam a ocupar espaço de armazenamento. Vá até a pasta da lixeira e exclua permanentemente todos os e-mails de que não precisa mais. Da mesma forma, limpe sua pasta de spam regularmente para reduzir o uso do armazenamento.
- Remova os anexos grandes. Anexos de e-mail grandes podem consumir rapidamente seu armazenamento do Google. Considere remover anexos grandes de seus e-mails ou salvá-los em um serviço de armazenamento em nuvem, como o Google Drive.
- Esvazie a lixeira do Google Drive. Se você usa o Google Drive, esvazie regularmente a pasta da lixeira para liberar espaço de armazenamento.
4. Solução de problemas gerais
Aqui estão algumas etapas gerais de solução de problemas que podem corrigir o problema de um e-mail que não está sendo recebido pelo destinatário:
- Verifique sua conexão com a Internet – certifique-se de ter uma conexão estável com a Internet e de não estar enfrentando nenhum problema de rede.
- Verifique a pasta de envio – verifique se o e-mail foi enviado e verifique sua pasta de envio para confirmar se o envio foi bem-sucedido.
- Verifique o endereço de e-mail do destinatário – verifique novamente o endereço de e-mail do destinatário para garantir que ele foi inserido corretamente e que não há erros de digitação ou erros.
- Verifique os filtros da caixa de entrada do destinatário – peça ao destinatário para verificar os filtros e as regras da caixa de entrada para garantir que o e-mail não seja classificado automaticamente em uma pasta diferente, como spam ou promoções.
- Verifique se há e-mails devolvidos – uma notificação de e-mail devolvido pode indicar um problema com o endereço de e-mail ou a caixa de entrada do destinatário. Entre em contato com o destinatário para confirmar seu endereço de e-mail e garantir que ele possa receber e-mails.
- Verifique o status do servidor de e-mail – verifique se o seu servidor de e-mail está funcionando corretamente e se não há interrupções no serviço.
- Verifique se há problemas com o cliente de e-mail – se estiver usando um cliente ou aplicativo de e-mail, verifique se ele está atualizado para a versão mais recente e se não há problemas ou bugs conhecidos.
5. Faça logout e entre novamente em sua conta
Você pode sair e entrar novamente ou forçar uma sincronização com os servidores do Google se estiver tendo dificuldades para visualizar todas as suas mensagens do Gmail no seu dispositivo.
6. Desbloquear a conta do Outlook
Ocasionalmente, a Microsoft bloqueia uma conta do Outlook devido a uma conduta questionável ou a preocupações com a segurança.
Para corrigir isso, faça login na sua conta do Outlook on-line para ver se ela ainda está ativa. Você só precisa enviar um código de autenticação para o seu número de telefone e confirmá-lo no Outlook para desbloqueá-lo.
Se não conseguir desbloquear sua conta, entre em contato com o suporte da Microsoft para obter ajuda. Eles também poderão ajudá-lo a resolver o problema ou fornecer mais orientações.
Resumo
(Fonte:
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)
O destinatário pretendido pode não receber um e-mail por vários motivos, como filtros, problemas técnicos ou bloqueios de conta. No entanto, há várias etapas que você pode seguir para corrigir esse problema.
Essas etapas incluem verificar sua conexão com a Internet, verificar o endereço de e-mail do destinatário, verificar a pasta enviada, limpar o espaço de armazenamento, evitar palavras de gatilho de spam e entrar em contato com o suporte, se necessário.
Seguir as etapas de solução de problemas acima pode aumentar as chances de receber seus e-mails do destinatário pretendido e evitar outros problemas.
Entre em contato com nossa equipe para obter assistência se estiver tendo problemas com a capacidade de entrega de e-mails ou se estiver fazendo isso por conta própria.
O InboxAlly
é a resposta que garante que seus e-mails cheguem à sua caixa de entrada de forma consistente e rápida.
Notas de rodapé:
[1] https://www.validity.com/email-marketing/email-deliverability
[2] https://www.inboxally.com/blog/why-are-my-emails-going-to-spam-and-how-to-avoid-the-spam-folder
[3] https://www.statista.com/statistics/420391/spam-email-traffic-share/
[4] https://www.egr.msu.edu/decs/security/how-recognize-malware-email