La mayoría de la gente no recuerda haber elegido cómo funciona su correo electrónico.
Configuras tu cuenta, todo parece ir bien… hasta que las cosas dejan de sincronizarse. Los mensajes desaparecen. Las respuestas desaparecen. Las carpetas no coinciden. Y de repente te preguntas por qué tu bandeja de entrada se comporta como si tuviera mente propia.
En su núcleo hay dos protocolos que la mayoría de los usuarios nunca tocan: IMAP y POP3.
No son funciones o ajustes en los que hagas clic todos los días, pero definen cómo funciona tu bandeja de entrada en varios dispositivos y si se mantiene sincronizada o se convierte poco a poco en un caos.
Uno se diseñó para un mundo multidispositivo conectado a la nube, mientras que el otro se construyó para los años 90, literalmente. ¿Cuál es la diferencia?
Una bandeja de entrada, dos dispositivos, caos total
¿Alguna vez has abierto la bandeja de entrada de tu teléfono, has vaciado unos cuantos correos, luego has saltado a tu portátil y… siguen ahí? O tal vez respondes a algo desde tu ordenador, y más tarde compruebas en tu tableta y no encuentras esa respuesta por ninguna parte.
Puede ser confuso, pero no te preocupes, no es un error. Es sólo la forma en que está configurado tu correo electrónico.
Hay dos configuraciones que funcionan silenciosamente en segundo plano: IMAP (Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet) y POP3 (Protocolo de Oficina de Correos 3).
Suena técnico, pero sólo hay dos formas de que tu cliente de correo electrónico (como Microsoft Outlook, Apple Mail o el que utilices) hable con el servidor remoto donde residen tus correos electrónicos.
- IMAP se conecta al servidor de correo electrónico y guarda todo lo que hay en él. Tus dispositivos sólo te muestran lo que hay en el servidor. Así que si borras un mensaje en tu teléfono, también desaparece en tu portátil. Si mueves algo a una carpeta, se mueve a todas partes. Todo permanece sincronizado: sencillo y coherente.
- POP3 funciona de forma diferente. Descarga los correos electrónicos a tu dispositivo y (a menos que ajustes la configuración) los elimina del servidor después. Por eso tu portátil puede tener correos que tu teléfono no tiene y por eso tu carpeta «Enviados» tiene un aspecto diferente en cada dispositivo.
Así que no se trata de que uno esté bien y el otro mal, sino de cómo funcionan. IMAP está pensado para personas que consultan el correo electrónico desde varios ordenadores. POP3 asume que sólo lo consultarás desde uno.
¿El comportamiento del correo electrónico parece raro? Los protocolos de correo electrónico son sólo el principio. InboxAlly te ayuda a ver qué influye exactamente en tu ubicación en la bandeja de entrada. Ejecuta una comprobación gratuita de entregabilidad y comprueba dónde llegan tus correos electrónicos.
Qué hace POP3 (y por qué está anticuado)
POP3 no se creó para el uso que hacemos hoy del correo electrónico. Proviene de una época totalmente distinta, principios de los 90, conexión a Internet por marcación, un gran ordenador familiar en el salón.
Por aquel entonces, consultar el correo electrónico significaba conectarse, descargar los mensajes, desconectarse para no tener que pagar la factura del teléfono y leerlo todo sin conexión. Para esa configuración, POP3 tenía mucho sentido.
¿Y qué hace?
POP3 está diseñado para conectarse a tu servidor de correo, recuperar correos electrónicos, descargarlos a tu dispositivo y luego, por defecto, borrarlos del servidor. Ese es el detalle clave: tu bandeja de entrada vive en tu ordenador, no en la nube.
Por la mañana compruebas tu correo electrónico en el escritorio de tu trabajo. Todo se descarga allí. Más tarde, esa misma noche, abres el portátil en casa y tu bandeja de entrada parece vacía, no porque los correos no hayan llegado nunca, sino porque POP3 ya los ha movido.
Pero si ese escritorio se bloquea o se borra, toda tu bandeja de entrada podría desaparecer, a menos que tengas una copia de seguridad manual.
Ahora bien, POP3 no es del todo malo. Funciona sin conexión, por lo que no necesita ninguna configuración especial. Apenas utiliza almacenamiento en el servidor (lo que era un gran argumento de venta cuando el espacio de almacenamiento era caro). Y sólo se descargan los mensajes una vez, por lo que consume poco ancho de banda. Por eso algunos proveedores de correo electrónico antiguos -e incluso algunas configuraciones de escritorio por defecto- todavía lo utilizan.
Hay formas de ajustar la configuración POP para que los correos electrónicos permanezcan en el servidor. Pero la mayoría de la gente no sabe que es una opción. Y además, no estás pensando exactamente en las políticas de retención del servidor cuando estás configurando una cuenta de correo electrónico.
Pero perder correos electrónicos es una cosa. Caer en el spam es peor. InboxAlly entrena a las bandejas de entrada para que te reconozcan como remitente de confianza. Empieza a mejorar tu reputación hoy mismo (sin necesidad de complicadas configuraciones).
Cómo funciona IMAP y por qué hoy es el predeterminado
A diferencia de POP3, IMAP está diseñado para la forma en que vivimos y trabajamos ahora. Asume que vas a consultar tu correo electrónico desde un teléfono, un portátil, quizá incluso desde el ordenador de otra persona. Y está diseñado para mantener todo sincronizado en todos ellos.
IMAP conecta tu aplicación de correo electrónico directamente al servidor IMAP. Tus mensajes permanecen allí. No se descargan ni se eliminan, sino que permanecen en el servidor hasta que decides qué hacer con ellos. Cada vez que abres tu bandeja de entrada, ves una actualización en directo, y si lees, borras o mueves algo, esa actualización se aplica en todas partes.
IMAP también admite carpetas, banderas, etiquetas e incluso filtros de búsqueda en todas las plataformas. Tampoco descarga todo tu buzón por defecto, sino que carga los correos y archivos adjuntos cuando los abres. Menos desorden, menos ancho de banda y mucho más control.
Ahora bien, sí, utiliza un poco más de ancho de banda que POP3. Sincroniza mucho en segundo plano. Pero la ventaja es que no pierdes tu bandeja de entrada si se estropea un dispositivo. Tus carpetas, estructura e historial de mensajes se almacenan de forma segura en el servidor.
Por eso casi todas las aplicaciones modernas de correo electrónico utilizan IMAP por defecto.
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Por qué POP3 rompe el correo electrónico en equipo, el seguimiento y la entregabilidad
No se trata sólo de perder de vista tu propia bandeja de entrada. POP3 puede desbaratar silenciosamente la forma de trabajar de los equipos, la sincronización de los sistemas y la medición de las campañas sin que nadie se dé cuenta de por qué.
Supongamos que compartes bandeja de entrada con un compañero de equipo. Uno de vosotros descarga un correo electrónico utilizando POP3; ahora ha desaparecido para todos los demás. Pero así es como POP3 gestiona el correo electrónico -mal, en este caso-.
Ahora, imagina que estás realizando una campaña de correo electrónico en frío o calentando un dominio. Necesitas saber qué está pasando: quién ha abierto qué, qué correos han recibido respuesta y qué se ha eliminado. POP3 dificulta ese seguimiento. Los mensajes desaparecen del servidor y tus herramientas los pierden de vista.
Con IMAP, hacer esto es mucho más fácil. Todos los dispositivos y sistemas de seguimiento ven la misma bandeja de entrada. Eso es fundamental si estás
- En un equipo de ventas o asistencia que utiliza bandejas de entrada compartidas
- Una agencia que envía campañas de gran volumen
- Un vendedor que vigila la entregabilidad y el compromiso
Hemos visto a gente configurar POP3 sin saberlo y preguntarse por qué su webmail está vacío o se rompe su automatización. Es un error de configuración silencioso con consecuencias reales.
Si tu bandeja de entrada no funciona, comprueba la base. POP3 puede ser el problema. IMAP, la solución.
Conclusión: Es hora de cambiar de POP3
Si tu bandeja de entrada se comporta de forma extraña -falta correo, las carpetas no están sincronizadas, los mensajes aparecen en lugares extraños- puede que no sea culpa de tu proveedor. Puede que sólo sea el POP3.
POP3 funcionaba bien cuando el correo electrónico vivía en un solo ordenador. Pero hoy en día, accedemos al correo electrónico desde teléfonos, portátiles, navegadores y herramientas de automatización. IMAP se ha diseñado para ese mundo.
Si todavía utilizas POP3 (y puede que lo hagas sin saberlo), probablemente ha llegado el momento de cambiar. La mayoría de las aplicaciones modernas ya lo han cambiado, y tú también deberías hacerlo.