O envio de e-mails frios continua sendo a pedra angular das estratégias de marketing que geram leads com eficiência e expandem o alcance dos negócios. No entanto, com o avanço da tecnologia, há uma preocupação crescente e a necessidade de manter a privacidade on-line. Portanto, é natural que você se pergunte: “O envio de e-mails frios é ilegal?”
Você não quer comprometer sua campanha de alcance frio e manchar sua reputação como profissional de marketing por e-mail.
Portanto, orientaremos você sobre as regulamentações de cold emailing em diferentes países, como diferenciar cold emailing de spam e muito mais. Continue lendo para garantir que seus e-mails frios estejam em conformidade com a lei!
O envio de e-mails frios é considerado spam?
Não, e-mails frios não são e-mails de spam. Tecnicamente, cold e-mailing e spamming envolvem o envio de mensagens comerciais não solicitadas ou e-mails que o destinatário nunca solicitou ou concordou em receber. No entanto, os dois diferem de várias maneiras, especialmente no que diz respeito à intenção, sinceridade, personalização e frequência.
A tabela abaixo detalha as principais maneiras pelas quais você pode diferenciar um e-mail frio de um spam:
Quando um e-mail frio se torna spam?
Embora exista uma diferença entre um e-mail frio e um e-mail de spam, ao longo dos anos, o e-mail frio recebeu uma má reputação com base nas estratégias que alguns profissionais de marketing por e-mail usam. Os dois motivos mais comuns para que seus e-mails frios caiam no spam são:
1. Acionamento de filtros de spam
Os provedores de serviços de e-mail (ESP) têm filtros de spam para impedir que e-mails não solicitados inundem as caixas de entrada de seus usuários. Os filtros de spam variam de acordo com o ESP, e vários elementos do seu e-mail podem acionar os filtros, como linhas de assunto enganosas.
Uma boa maneira de evitar as pastas de spam é testar seus e-mails usando um verificador de spam. Usando o verificador de spam do Inboxally, por exemplo, você pode verificar se o DKIM e o SPF estão configurados corretamente, se o seu domínio tem algum problema e se os cabeçalhos de e-mail, o HTML, o URL e o modelo de e-mail não contêm spam, entre outros fatores.
Não deixe que seus e-mails importantes se percam na pasta de spam. Use o Email Spam Checker gratuito da Inboxally para garantir que seu e-mail frio chegue à caixa de entrada.
2. Reclamações de spam
Uma reclamação de spam resulta do fato de um destinatário marcar seu e-mail como spam. Isso significa que todos os seus futuros e-mails podem ser direcionados para a pasta de spam. As reclamações de spam geralmente ocorrem quando o destinatário não vê valor em seus e-mails ou os considera irritantes. Isso pode ocorrer devido a linhas de assunto enganosas (iscas de clique), conteúdo impessoal e irrelevante ou mensagens excessivamente promocionais e intrusivas que não mostram nenhum valor claro para o destinatário.
Saiba mais sobre como você pode reduzir as reclamações de spam e melhorar o alcance de seus e-mails frios por meio de nosso guia detalhado sobre Como escrever um e-mail frio que seja aberto e lido.
Você pode enviar e-mails frios?
Agora que traçamos uma linha (bem, tecnicamente uma linha tênue) entre e-mails frios e e-mails de spam, vamos abordar a grande questão: É legal enviar esses e-mails não solicitados nesta era digital?
Sim, você pode enviar e-mails frios legalmente, inclusive e-mails de divulgação de vendas, mas precisa seguir leis e regulamentos específicos. Essas normas envolvem considerações éticas, como evitar práticas de spam e respeitar a privacidade e as preferências do destinatário, entre outras coisas que você deve e não deve fazer.
Mas por que você deve se preocupar com as leis de e-mail frio? Em primeiro lugar, você evita repercussões legais, como multas e penalidades pesadas (e, às vezes, processos judiciais), que podem levar a perdas significativas. Mas há também outros benefícios importantes que você pode desfrutar como profissional de marketing por e-mail ao manter-se em conformidade com as leis de envio de e-mails frios, tais como
Melhoria na capacidade de entrega de e-mails
Você pode manter uma reputação positiva de remetente enviando e-mails frios em conformidade. Isso aumenta as chances de seus e-mails chegarem à caixa de entrada do destinatário. Isso, por sua vez, melhora a capacidade geral de entrega de e-mails.
Sucesso garantido da campanha
A conformidade com os padrões definidos pelas leis de cold emailing significa que você está gerando cold emails relevantes, personalizados e orientados por valor. É mais provável que os destinatários abram e se envolvam com esses e-mails e, possivelmente, até mesmo ajam. Isso não só aumenta o envolvimento e as taxas de abertura, mas também aumenta o retorno sobre o investimento (ROI) da sua campanha de cold email.
Aumento da fidelidade à marca
Seguir as normas estabelecidas ao enviar um e-mail frio mostra aos destinatários que você está comprometido em respeitar a privacidade e as preferências deles. Essa confiança ajuda você a criar relacionamentos significativos e de longo prazo com os clientes. Isso, por sua vez, ajudará você a aumentar a fidelidade à marca por meio do aumento de clientes recorrentes em sua empresa.
Você está curioso para saber quais são as práticas recomendadas para enviar cold emails personalizados e em conformidade? Leia nosso guia detalhado sobre E-mails frios personalizados – Uma lista de práticas recomendadas que funcionam em 2024
Entendendo as normas de envio de e-mails frios em todo o mundo
As leis e os regulamentos de envio de e-mails frios diferem dependendo da localização geográfica. Para garantir que seu e-mail frio permaneça em conformidade, independentemente de onde você ou seus destinatários estejam no mundo, é preciso entender as várias regulamentações estabelecidas em diferentes países.
É legal enviar um e-mail frio nos EUA?
O envio de e-mails frios é legal nos Estados Unidos (EUA), desde que você siga as diretrizes estabelecidas na Lei CAN-SPAM, que foi promulgada em 2003. Essas diretrizes foram criadas para regulamentar o envio de e-mails comerciais solicitados e não solicitados e dar aos destinatários a opção de cancelar o recebimento.
De acordo com a Lei CAN-SPAM, para que seu e-mail frio seja considerado em conformidade, você deve:
Use informações claras e transparentes
Você deve fornecer informações precisas de cabeçalho (ou seja, “de”, “para”, “responder a” e informações de roteamento). As informações devem identificar de forma clara e precisa o remetente do e-mail. Além disso, evite usar linhas de assunto enganosas ou informações enganosas em seu e-mail.
Identificar o e-mail como um anúncio.
A Lei CAN-SPAM exige que você informe ao destinatário que o e-mail é um anúncio. Não há restrições sobre como exatamente você deve fazer isso, desde que fique claro para o destinatário que o e-mail tem a intenção de anunciar seu produto ou serviço.
Forneça um local físico.
Parte das diretrizes da Lei CAN-SPAM é que você deve fornecer um endereço físico genuíno e atualizado para comprovar a existência e a credibilidade da sua empresa. Pode ser um endereço de rua, uma caixa postal registrada no Serviço Postal dos EUA ou uma caixa postal particular registrada em uma agência ou serviço de recebimento de correspondência comercial.
Ofereça opções fáceis de cancelamento.
Os destinatários devem poder optar facilmente por não receber futuros e-mails de você. O serviço de desativação que você usa deve ser capaz de processar solicitações de desativação por pelo menos 30 dias a partir da data em que o e-mail foi enviado. A Lei CAN-SPAM também exige que você processe todas as solicitações de cancelamento em até 10 dias úteis após o recebimento.
OBSERVAÇÃO: A violação de qualquer parte da Lei CAN-SPAM pode levar a uma multa ou penalidade de até US$ 50.000 em média. Essas penalidades também se aplicarão a você, mesmo que esteja usando um serviço de e-mail de terceiros. Portanto, você é obrigado a garantir que qualquer serviço de e-mail que utilize esteja em conformidade com a Lei CAN-SPAM.
O envio de e-mails frios é ilegal no Canadá?
Você pode enviar um e-mail frio legalmente no Canadá, desde que tenha o consentimento explícito ou implícito do destinatário. Essa é uma das diretrizes estabelecidas na Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL).
Mas o consentimento implícito só é aceitável em determinados cenários. Por exemplo, se houver um relacionamento comprovado entre você e o destinatário (comercial ou não), está implícito que o destinatário pode querer receber e-mails de marketing de você. O consentimento implícito também se aplica no caso em que as informações de contato do destinatário estão disponíveis publicamente, sem nenhuma sugestão de que ele seja contra o recebimento de e-mails de marketing.
Além de receber o consentimento do destinatário, a CASL tem dois outros requisitos importantes, que são:
- Forneça uma identificação precisa – isso envolve fornecer um endereço de e-mail válido e ativo, além de um endereço físico atualizado e informações de contato.
- Um mecanismo de cancelamento claro e funcional – o destinatário deve receber um link de cancelamento de assinatura fácil de usar e que funcione adequadamente ou algo semelhante. Você também deve atender prontamente à solicitação de cancelamento.
A CASL foi criada em 2014 para regulamentar todas as mensagens eletrônicas comerciais enviadas por empresas nativas e internacionais dentro do Canadá. Ela é considerada a regulamentação antispam mais rigorosa do mundo, devido à sua ênfase na necessidade de consentimento e às multas por violação que podem chegar a US$ 10 milhões.
O envio de um e-mail frio é ilegal na Austrália?
Assim como as normas canadenses, você pode enviar legalmente um e-mail frio na Austrália, desde que tenha o consentimento do destinatário. Isso é declarado no Australian Spam Act (2003), que tem requisitos de conformidade semelhantes aos da CASL, ou seja, você pode enviar um e-mail frio na Austrália desde que tenha o consentimento do destinatário:
- Obtenha o consentimento do destinatário (consentimento explícito ou inferido/implícito, por exemplo, se o destinatário forneceu a você as informações de contato previamente)
- Forneça as informações de identificação do remetente que autorizou o envio do e-mail.
- Tenha um mecanismo simples e funcional de cancelamento de assinatura, cuja solicitação deve ser atendida em até 5 dias.
O que vale a pena observar sobre o Spam Act (2003) é que ele se aplica a todos os e-mails abertos no país, independentemente de onde você os esteja enviando.
Você pode enviar e-mails frios legalmente na Europa?
Sim, você pode enviar e-mails frios legalmente em países da União Europeia, desde que eles estejam em conformidade com as diretrizes de dois regulamentos principais. São elas o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Diretiva de Privacidade e Comunicação Eletrônica (PECD).
O PECD foi lançado primeiro, em 2002, e se concentra principalmente no direito à privacidade, enquanto o GDPR foi lançado mais tarde, em 2018, e se concentra na proteção de dados pessoais. Além de ter uma opção fácil de exclusão, para estar em conformidade com esses dois regulamentos, você deve:
- Enviar e-mails a destinatários com interesse legítimo ou necessidade de seu produto ou serviço.
- Divulgue abertamente a fonte das informações dos destinatários.
- Exclua todas as informações do destinatário do seu banco de dados assim que ele optar por sair.
OBSERVAÇÃO: A não conformidade com as exigências do GDPR acarreta uma penalidade de até 20 milhões de euros ou 4% do faturamento global da empresa ou do negócio (o que for maior).
O envio de um e-mail frio é legal no Reino Unido?
Sim, é legal, mas é regido por três regulamentos. Esses três regulamentos incluem o Regulamento de Privacidade e Comunicações Eletrônicas (PECR) de 2003, a Lei de Proteção de Dados (2018) e o GDPR do Reino Unido (2018). A conformidade envolve o cumprimento de requisitos semelhantes aos do GDPR da UE, com o requisito adicional de seguir os princípios de proteção de dados na obtenção e no tratamento de dados pessoais.
Certifique-se de que suas campanhas de e-mail frio estejam em conformidade!
O envio de e-mails frios é legal, desde que você cumpra as normas estabelecidas. Como explicamos, essas normas podem diferir de país para país. Portanto, você precisa se manter informado sobre todos os requisitos e atualizações legais para melhorar a capacidade de entrega do seu e-mail e garantir o sucesso da sua campanha. Com uma ferramenta como o Inboxally, você não apenas melhora a capacidade de entrega, mas também garante que sua campanha esteja dentro dos limites legais.
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