Então, o que é um hard bounce? Uma etiqueta vermelha inofensiva de um ou dois endereços ruins? Você pode seguir em frente, certo?
Não exatamente.
Embora você possa dar de ombros e culpar a “qualidade da lista”, essa mentalidade é a forma pela qual a reputação do remetente se deteriora enquanto suas campanhas continuam a claudicar inexplicavelmente. Um hard bounce às vezes é o único feedback honesto que você receberá de um provedor de caixa postal antes que as coisas piorem.
Ao final deste artigo, você entenderá como a HubSpot classifica os hard bounces, o que esses motivos dizem a você e como lê-los como um mecânico diagnosticando um motor com defeito.
Principais conclusões
- Os hard bounces são quase sempre um problema com sua lista ou com a configuração. Veja onde eles se agrupam (uma lista, um domínio, uma fonte) e corrija isso na raiz.
- Siga esta sequência: primeiro, pare de enviar e-mails para endereços incorretos e, em seguida, crie engajamento para que os provedores de caixa de correio vejam aberturas, cliques e reclamações baixas, em vez de apenas “sem devoluções”.
O que é um hard bounce da HubSpot?
Nos termos da HubSpot, um hard bounce significa que o e-mail foi rejeitado pelo servidor do destinatário como uma falha permanente, e a HubSpot não tentará esse endereço novamente. No que diz respeito à plataforma, esse contato agora é um destino ruim para o e-mail de marketing.
Isso não é o mesmo que um soft bounce. Os soft bounces são problemas temporários: caixa de entrada cheia, servidor muito ocupado, limitação de taxa, esse tipo de coisa. O soft diz: “Talvez mais tarde”. O hard diz: “Pare”.
As pessoas confundem isso com declarações preguiçosas:
“Hard bounce significa que o endereço nunca existiu.”
Nem sempre. Às vezes, a caixa de entrada foi fechada no mês passado. Às vezes, o servidor bloqueia você por motivos de política ou reputação.
“Se foi entregue uma vez, não pode ser devolvido mais tarde.”
Você também está errado. Os provedores de caixas postais mudam as regras o tempo todo. Um endereço que funcionou no último trimestre pode ser um beco sem saída hoje.
Sob o capô, três fatores afetam esse salto forte:
- Como a HubSpot escolhe rotulá-lo
- O que o servidor do destinatário respondeu com
- O histórico de seu domínio e comportamento de envio
Em seguida, iremos para o único lugar que importa: onde o HubSpot armazena o motivo, para que você possa ver por que ele foi rejeitado, não apenas que foi.
Onde a HubSpot oculta o motivo de hard bounce do e-mail
A HubSpot não rotula qualquer coisa como “hard bounce” sem nenhum contexto. As pistas estão lá, mas estão enterradas onde você provavelmente nunca procuraria.
O registro de contato é o primeiro local a ser verificado.
Abra um contato rejeitado, percorra seus eventos de Atividade ou e-mail de marketing e encontre o e-mail que falhou. Você verá o evento marcado como Rejeitado e, se você expandi-lo, o HubSpot geralmente mostrará um motivo.
Você também pode usar o lado do e-mail:
Vá para a tela de desempenho de e-mail > clique em Rejeitado > e verifique os motivos de rejeição. Essa visualização é melhor quando você deseja ver os padrões de toda a campanha em vez de apenas uma pessoa.
O que você notará são dois tipos de informações:
- O rótulo amigável da HubSpot: “usuário desconhecido”, “spam”, “política”, “outro”.
- A mensagem bruta do servidor abaixo mostra o que o servidor do destinatário enviou de volta por SMTP.
Você não pode apenas ler a etiqueta e encerrar o assunto. Os provedores de caixas de correio descrevem problemas semelhantes de maneiras diferentes. A HubSpot os agrupa em grupos. O mesmo rótulo de “política” pode ser listado como “qualidade” em um caso e como um problema de reputação de domínio em outro.
O hábito que você deseja é este:
Veja um pico > filtre/exporte por motivo de rejeição > compare entre campanhas e domínios.
Os principais motivos de hard bounce da HubSpot
Quando você sabe onde procurar, continua vendo as mesmas mensagens. Campanhas diferentes, os mesmos padrões. Vamos traduzir os mais comuns em linguagem simples.
“Usuário desconhecido”: a caixa de entrada nunca esteve realmente lá
Esse é o clássico. “Usuário desconhecido” geralmente significa que o endereço nunca existiu, foi digitado errado ou a caixa postal foi fechada.
Do ponto de vista técnico, isso vem de respostas 5xx como “550 5.1.1 usuário desconhecido” do servidor do destinatário. A HubSpot apenas transforma isso em um rótulo mais amigável.
Quando é que isso acontece com você?
- Você está importando listas antigas de anos atrás
- Os SDRs ou AEs estão adivinhando os formatos de e-mail na hora
- Seus formulários não têm nenhuma validação, portanto, os erros de digitação vão direto para o CRM
O que você faz com eles? Trate-os como se estivessem permanentemente mortos. Não continue tentando e não os “conserte” tentando adivinhar novamente. Somente altere o endereço se você tiver confirmado o endereço correto por meio de outra fonte confiável.
“Caixa de correio cheia”/”acima da cota”: não é temporário na prática
Às vezes, você verá motivos que parecem mais suaves: “caixa de correio cheia”, “cota excedida”, “acima da cota”. Dependendo do provedor e do código exato, a HubSpot pode marcá-los como hard bounces.
No papel, parece ser um problema temporário. Na realidade, uma caixa de entrada cronicamente cheia costuma ser um problema:
- Uma conta abandonada
- Um lead de baixa qualidade que nunca verifica a caixa de correio
De qualquer forma, esse não é um destino saudável para suas campanhas.
“Blocked” (bloqueado), “spam” (spam), “policy” (política): os que dizem respeito à sua reputação
Essas são as mais incômodas, porque são o servidor do destinatário que rejeita explicitamente o remetente com base na reputação, no comportamento ou na política.
Você verá rótulos como “bloqueado”, “marcado como spam”, “rejeição de política”. Por baixo, a mensagem do servidor geralmente dá dicas:
- Pouco engajamento ao longo do tempo
- Muitas reclamações de spam
- Saltos agressivos de volume
- Um domínio que já está no limite
Esse é o sistema de alerta antecipado antes do colapso total da capacidade de entrega. Se você não resolver o problema, a próxima etapa será mais e-mails indo direto para o spam ou sendo totalmente rejeitados.
Você está aqui:
- Pare de enviar e-mails semelhantes para os mesmos segmentos
- Reduzir o volume, verificar a meta, diminuir a cadência
- Comece a planejar como você reconstruirá o engajamento e a reputação positivos com uma ferramenta especializada em capacidade de entrega, como a InboxAlly, assim que os princípios básicos da configuração da HubSpot forem corrigidos.
“Técnico” ou “outro”: quando sua configuração é o problema
Por fim, às vezes você obterá rótulos vagos como “técnico”, “outro” ou texto de erro genérico. Esse balde geralmente fica oculto:
- Falhas de SPF ou DKIM
- Um domínio de envio não configurado corretamente
- Rejeição de servidores de destinatários específicos com base em verificações de DNS ou de segurança
Em geral, não são casos isolados. Eles vêm em grupos com muitos contatos e domínios na mesma campanha.
Não trate isso como dados ruins. Esse é um problema de configuração ruim. Avise rapidamente a quem quer que seja da equipe responsável pela infraestrutura de DNS e e-mail. Corrija os registros e só então se preocupe com quem você está enviando e-mails.
O que os hard bounces estão fazendo com a reputação do remetente
Uma alta taxa de hard bounce basicamente diz aos provedores de caixa de correio: “este remetente não sabe realmente para quem está enviando o e-mail“. Se você adicionar aberturas baixas e um punhado de reclamações de spam, seu tráfego começará a parecer mais um abuso em massa do que um marketing cuidadoso. Você não recebe um aviso pop-up quando isso acontece. Você simplesmente faz um downgrade lento da caixa de entrada > promoções > spam.
A função da HubSpot nesse caso é limitada. Ela registra o hard bounce, marca o contato como rejeitado ou não comercial e educadamente se afasta desse endereço. Isso é útil, mas o Gmail, o Yahoo e a Microsoft não se esquecem das tentativas fracassadas. Esses erros permanecem vinculados ao seu domínio e IP como parte do seu registro de longo prazo.
Portanto, a sequência é simples:
- Primeiro, corrija a entrada na lista, remova importações ruins, resolva problemas técnicos e de capacidade de entrega e reduza a taxa de rejeição.
- Em seguida, trabalhe para enviar um tráfego excelente.
Quando não estiver mais enviando e-mails para endereços mortos ou hostis, você poderá se concentrar em criar os sinais que os provedores de caixa de correio recompensam.
Resumo
Se você tratar os hard bounces como uma verificação do sistema em vez de um aborrecimento, eles facilitarão seu trabalho. Quando você estiver pronto para transformar essas correções em um melhor posicionamento na caixa de entrada, deixe que o InboxAlly cuide da parte do envolvimento. Agende uma demonstração gratuita e veja como sua capacidade de entrega finalmente se move da maneira certa.