Escrever a conclusão correta de um e-mail não deve ser complicado, mas é fácil pensar demais e acabar com o fluxo. A conclusão perfeita é onde o tom, a intenção e o profissionalismo se unem, e também onde você pode dizer demais (ou não o suficiente).
Este artigo explica o que você deve observar no final de um e-mail para manter o profissionalismo e obter respostas que façam as coisas avançarem.
Você aprenderá:
- O que inclui uma assinatura adequada (e o que você deve ignorar)
- Como adequar o tom ao contexto sem parecer robótico
- Quais assinaturas são confiantes ou passivo-agressivas
- O que você deve evitar ao escrever finais de e-mail informais
- Como as nuances formais, casuais e culturais mudam o tom
Vamos começar.
Principais conclusões
- Sua assinatura é parte da mensagem. Um fechamento claro gera confiança muito mais rapidamente do que uma redação inteligente.
- O tom e o contexto decidem tudo. Combine a energia da conversa e a pessoa para quem você está escrevendo. As frases casuais de encerramento de e-mail não precisam ser desleixadas, e as formais não precisam ser distantes.
- Termine com um propósito. Substitua as linhas vagas por linhas orientadas para a ação que deixem claro o que acontecerá em seguida.
Como funcionam os bons finais de e-mail
Os bons finais de e-mail têm um tipo de ritmo que fecha o ciclo de pensamento e não se perde. Mas isso não significa que uma frase educada de encerramento de e-mail seja suficiente. Em qualquer forma de comunicação profissional, a forma como você encerra o e-mail é tão importante quanto a forma como você o abre.
Todo bom final faz três coisas ao mesmo tempo:
- Obtém o tom certo
- Confirma o que acontecerá em seguida
- Deixa o leitor com clareza
Se elas estiverem faltando, o e-mail pode parecer inacabado, levando o leitor a pensar que a frase terminou no meio do pensamento.
Fechar bem um e-mail não se trata apenas das palavras que vêm depois do seu nome. É a combinação de sua frase final (a chamada para ação ou conclusão), sua assinatura (a frase que dá o tom do e-mail) e sua assinatura (os detalhes práticos). Essas três partes devem fluir uma para a outra sem se repetirem.
Com tudo isso funcionando em conjunto, o final parece intencional e humano, e você evita a impressão de que está esgotado.
O tom é a assinatura
Esqueça os modelos; o tom é o que faz ou desfaz um e-mail. Você pode copiar um texto perfeito e ainda assim soar errado se a energia não corresponder à do leitor. “Obrigado” pode soar profissional ou passivo-agressivo. “Melhor” pode soar amigável ou frio. O que importa não é a frase, mas a vibração subjacente a ela.
O tom deve definir:
- Intenção
- O relacionamento
- Emoção
Você deve sempre tentar “ler a sala” e observar a formalidade da discussão até o momento, a rapidez com que a outra pessoa responde, a pontuação que ela usa e como ela o cumprimenta. Esse é um feedback útil que você pode usar para criar uma assinatura profissional.
Se a conversa tiver sido descontraída, você não deve encerrar com cumprimentos gentis. Em ambientes informais, você pode suavizar a linguagem, mas ainda assim mantê-la polida. Em um ambiente de negócios, você não escreve “Falamos em breve!”. Um bom comunicador pode se adaptar em segundos.
Portanto, para manter as coisas simples:
- Com clientes em andamento: mantenha a cordialidade. “Agradeço a atualização, farei o acompanhamento na quinta-feira.”
- Com os executivos: mantenha-se fiel aos fatos. “Obrigado por revisar. Farei as edições hoje.”
- Com os colegas de equipe: casual, mas preciso. “Entendi, vou colocar isso no ar amanhã”.
É assim que você demonstra inteligência emocional na escrita sem precisar ser inteligente.
Sim, os modelos economizam tempo, mas o tom garante a confiança. E as pessoas que entendem isso raramente precisam pedir duas vezes por uma resposta.
Ser formal sem parecer rígido
Muitas pessoas confundem “profissional” com “distante”, e é por isso que seus e-mails às vezes parecem um aviso legal. Você não precisa parecer rígido para parecer competente.
As assinaturas formais(Sincerely, Warm regards, Best regards) ainda têm seu lugar. Mas use-as quando o momento realmente exigir: um pedido de emprego, um contato frio, aquela primeira mensagem para um executivo. Copiá-los e colá-los em todos os lugares faz com que você pareça que não está realmente pensando no seu e-mail. Os verdadeiros profissionais conseguem alternar entre essas “identidades” sem problemas. Eles sabem quando fazer a transição de “Sinceramente” para “Cuide-se” sem perder a autoridade.
A formalidade, quando bem feita, é a capacidade de parecer respeitoso sem parecer rígido. Você mesmo pode testar isso perguntando: se a sua mensagem fosse enviada tanto para o seu chefe quanto para o seu melhor cliente, ela seria válida? Se sim, você está no caminho certo.
Você pode manter a estrutura rígida, mas a linguagem humana:
- “Obrigado pelo tempo que você dedicou hoje. Enviarei a você as próximas etapas até sexta-feira.”
- “Agradeço a sua opinião. Atualizei o arquivo de acordo.”
Dessa forma, você pode parecer profissional sem ser estéril. Você está demonstrando consciência, e é a isso que as pessoas respondem. Não a frase em si, mas a precisão por trás dela.
Quando assinaturas casuais de e-mail começam a parecer descuidadas
Há confiança e há desleixo. “Cheers” pode soar moderno; “Thx” pode soar preguiçoso. O que parece fácil para você pode parecer descuidado para outra pessoa. O mesmo se aplica a emojis, piadas internas ou meias frases; elas podem funcionar bem em uma conversa individual, mas ficam mal quando um e-mail é encaminhado, citado ou lido por outra pessoa.
Cada local de trabalho tem sua versão do que é ser “amigável”. Algumas equipes esperam um tom descontraído; outras o consideram pouco profissional. Se você estiver escrevendo em tópicos informais de e-mail, mantenha o equilíbrio; o excesso de linguagem casual pode parecer que você parou de tentar. O truque é manter a mensagem pessoal sem perder a estrutura. Você pode ser coloquial e ainda parecer que respeita a troca de mensagens.
Cuidado com as frases que fingem ser educadas. “Obrigado desde já” soa eficiente, mas muitas vezes parece uma exigência. “Não se preocupe se não” soa suave, mas pode parecer passivo-agressivo. Esses não são problemas pequenos, pois eles definem como as pessoas interpretam sua intenção.
Os melhores comunicadores escrevem assinaturas de e-mail profissionais que sobrevivem ao compartilhamento. Se o seu próximo e-mail fosse capturado em um bate-papo em grupo, eu ainda estaria satisfeito com a forma como ele foi recebido? Se sim, você atingiu a linha entre acessível e descuidado.
Por que bons finais inspiram a continuidade
Um bom final encerra a mensagem de e-mail, mas também mantém a conversa viva. A maioria das pessoas para em marcadores de posição educados, como “Estou ansioso para ouvir de você”, que soam agradáveis, mas passivos. Elas passam o controle para a outra pessoa e esperam o melhor.
Os comunicadores confiáveis fazem o oposto: eles encerram com orientação. “Entrarei em contato na quinta-feira se não tiver notícias suas” diz ao leitor duas coisas ao mesmo tempo: você é organizado e está falando sério. É um encerramento ideal para pessoas que valorizam uma comunicação tranquila, pois respeita o tempo do destinatário.
Finais orientados para a ação como esses mostram que você sabe em que pé estão as coisas e o que acontecerá em seguida. É sutil, mas, psicologicamente, reduz o atrito. O destinatário não precisa se perguntar quem é o responsável pela próxima etapa.
Use terminações que tornem sua confiabilidade visível:
- “Enviarei um rascunho até sexta-feira.”
- “Vamos confirmar os detalhes amanhã de manhã.”
- “Quando você aprovar, passarei para a próxima etapa.”
Cada um deles indica responsabilidade sem parecer exigente. É assim que os profissionais mantêm o ritmo em caixas de entrada cheias de tópicos inacabados.
Por que sua assinatura de e-mail é importante
Sua assinatura de e-mail diz muito sobre como você trabalha. Ter uma assinatura de e-mail profissional ajuda as pessoas a entenderem quem você é e como entrar em contato com você sem ter que percorrer o tópico. Uma assinatura desorganizada faz o oposto; faz com que as pessoas se perguntem como você lida com os detalhes, o que pode ser muito importante em alguns casos.
Sua assinatura deve facilitar a próxima interação. Ela pode incluir seu nome, cargo e informações de contato relevantes, como seus detalhes de contato e talvez um link para seu site. É isso! Cada citação, logotipo ou banner extra é outra chance de distrair ou acionar filtros de spam.
Em tópicos profissionais, sua assinatura funciona como um aperto de mão após a reunião: curta, confiante e completa. Ela mostra hierarquia (quem você é), contexto (onde você se encaixa) e acessibilidade (como entrar em contato com você).
Aqui, a consistência supera a criatividade. Se você gerencia várias caixas de entrada, mantenha o tom, o layout e a fonte uniformes. Isso ajuda no reconhecimento e evita que as pessoas se perguntem se estão escrevendo para a mesma pessoa.
Até mesmo a capacidade de entrega pode depender da sua assinatura. Designs exagerados, links quebrados ou imagens pesadas podem atrapalhar os filtros de spam. Ferramentas como o InboxAlly tornam isso visível, pois, às vezes, as partes mais refinadas de um e-mail também são as que o impedem de ser entregue.
Frases de encerramento que matam a credibilidade
As assinaturas ruins não são necessariamente rudes, mas dão a impressão de que o remetente parou de prestar atenção no meio do caminho. “Best” sem nome, “Thanks” (Obrigado) em um tópico tenso ou um e-mail excessivamente formal que termina com “Sent from my iPhone” (Enviado do meu iPhone) geralmente significam a mesma coisa: pouca atenção.
A credibilidade na comunicação por e-mail vem da consistência. O tom com o qual você começa deve ser o tom com o qual você termina. Quando os finais entram em conflito com o restante da mensagem, isso quebra o ritmo e a confiança e informa ao leitor que você não está totalmente envolvido ou, pior ainda, que não se importa com o resultado da mensagem.
Outros fatores que matam a credibilidade: pular completamente a assinatura, terminar com declarações vagas como “Avise-me” ou empilhar vários fechamentos (“Mais uma vez obrigado, falaremos em breve, melhor”). Cada um deles aumenta o atrito, mesmo que as pessoas não saibam dizer o motivo.
Os e-mails não precisam ser poéticos. Eles só precisam
Por que o contexto muda tudo o que você escreve
O que soa bem em um bate-papo rápido no estilo do Slack pode soar desleixado em uma proposta de cliente. A assinatura correta depende de quem está lendo, onde está e que tipo de relacionamento você construiu.
Na comunicação B2B, o tom geralmente segue a hierarquia e o nível de confiança. Um novo cliente quer precisão, enquanto alguém com quem você trabalha há anos provavelmente prefere algo mais leve. Quanto mais distantes forem essas expectativas, mais intencional deverá ser a sua linha de encerramento. E com o trabalho remoto, a situação fica ainda mais complicada: fusos horários, peculiaridades do idioma e hábitos culturais alteram a forma como você usa o tom.
O profissionalismo é melhor quando você se adapta. O desafio é soar consistente sem achatar sua personalidade. Você pode ser conciso sem ser frio, amigável sem ser descuidado e, se conseguir atingir esse equilíbrio, você se tornará melhor ao escrever e-mails comerciais e construirá relacionamentos melhores.
Terminar seu e-mail com a nota certa
Você não pode decidir quando alguém abrirá seu e-mail, mas apenas como ele será recebido quando isso acontecer. Portanto, você não precisa se exibir. A confiança traz mais valor do que uma frase inteligente jamais poderia trazer. Cada linha que você envia influencia a forma como as pessoas o leem, e a última linha sela essa impressão positiva.
Trate cada final como um adeus na vida real, e a mensagem que você pretende transmitir permanecerá na mente das pessoas por muito tempo depois que elas terminarem de ler o texto.
Se você quiser que essas mensagens realmente cheguem à caixa de entrada, agende uma demonstração gratuita com o InboxAlly. Você verá exatamente onde seus e-mails chegam e treinará os provedores de caixa de entrada para confiar em seu domínio, para que cada final deixe uma impressão duradoura.