A HubSpot é excelente no envio de e-mails. Ele fornece os botões, a programação, um belo painel de integridade de e-mail e os fluxos de trabalho que fazem você sentir que tudo está sob controle. Mas nada disso decide se o Gmail, o Yahoo ou a Microsoft realmente mostram seu e-mail para alguém.
Então, como você consegue resolver essa parte?
No artigo de hoje, veremos onde a HubSpot realmente ajuda, onde ela não tem nenhuma influência e as partes específicas que você deve gerenciar se quiser um posicionamento consistente na caixa de entrada. Vamos lá!
Principais conclusões
- A boa higiene e a segmentação da lista mantêm você longe de problemas. Isso resulta em menos rejeições, menos reclamações e um posicionamento muito mais previsível na caixa de entrada.
- O engajamento consistente é o verdadeiro impulsionador da capacidade de entrega. Combine bons hábitos de envio com ferramentas que reforcem os sinais positivos, e suas campanhas da HubSpot começarão a chegar à caixa de entrada.
O que a HubSpot faz para a capacidade de entrega (e onde ela para)
A HubSpot ajuda na capacidade de entrega, mas só até certo ponto.
O lado útil é que ele suprime automaticamente os hard bounces, portanto, se um endereço falhar uma vez, a HubSpot não continuará tentando entrar em contato com ele.
Ele também usa tipos de assinatura (boletins informativos, atualizações de produtos, e-mails de vendas etc.) para que as pessoas possam optar por sair de um tipo sem perder todos os e-mails. Isso reduz a rotatividade de assinantes e as reclamações.
Ele também oferece algumas proteções de frequência de envio. Se você tentar alcançar o mesmo contato com muitos e-mails em um curto período, o HubSpot pode reduzir a velocidade ou bloquear tentativas adicionais. E como ele rastreia aberturas, cliques, cancelamentos de assinatura e relatórios de spam, você pelo menos vê quando o envolvimento está indo na direção errada.
Essa é a parte boa, mas há limites: A HubSpot não controla a reputação do seu domínio no Gmail, Yahoo ou Outlook. Ela não decide como os filtros de spam pontuam seu conteúdo. Ela não aquece novos domínios de envio nem gerencia o aumento do volume quando você aumenta o tamanho do envio. Ela não pontua segmentos de risco para você ou lhe diz: “Não envie e-mails para este grupo, ele vai prejudicá-lo”.
Ferramentas de capacidade de entrega da HubSpot: úteis, mas reativas
Quando se trata de capacidade de entrega, a HubSpot faz a limpeza depois que os problemas aparecem, mas não os evita por conta própria. Se você quiser uma ótima capacidade de entrega, terá de lidar com a reputação, o volume de e-mails e a estratégia de envolvimento por conta própria e usar a HubSpot como uma ferramenta de envio, não como algo que protege seu domínio.
Os principais motivos pelos quais os e-mails da HubSpot caem no spam
A maioria das pessoas culpa “o algoritmo” quando seus e-mails da HubSpot vão parar no spam. Na realidade, é quase sempre o mesmo conjunto de problemas que aparecem com roupas diferentes.
Sua autenticação é ruim ou incompleta
Se SPF, DKIM e DMARC não estiverem configurados corretamente, nenhum provedor de serviços de e-mail confiará totalmente que a HubSpot tem permissão para enviar para o seu domínio.
Isso nem sempre quebra as coisas imediatamente, mas coloca você em gelo fino. Quando algo mais dá errado (listas ruins, reclamações, rejeições), você é punido mais rapidamente porque o lado técnico nunca foi bom para começar.
Você continua enviando e-mails para contatos desinteressados
Outro padrão comum: grandes envios para segmentos frios ou inativos. As pessoas que não abriram em 6 a 12 meses estão basicamente dizendo a você: “Estou acabado”. Quando você continua enviando e-mails para elas, você treina o Gmail e o Outlook para ver seus e-mails como de baixo valor.
Isso fica pior se você misturar explosões promocionais e alcance frio do mesmo domínio. O desempenho dos e-mails de alcance frio geralmente é pior e atrai mais reclamações. Se você os executar junto com suas principais campanhas de marketing por e-mail, a reputação de todo o domínio cairá.
Suas listas são antigas, sujas ou ambas
Aquele grande CSV de “quando as coisas funcionavam bem” geralmente é a pior coisa que você pode fazer para a capacidade de entrega.
Listas antigas que nunca foram limpas estão cheias de caixas de entrada abandonadas, armadilhas de spam e endereços de e-mail de pessoas que mudaram de emprego. Importá-las para o HubSpot e enviá-las por e-mail é uma ótima maneira de aumentar os hard bounces e arruinar sua reputação em um único dia.
Se você quiser ter uma visão mais aprofundada de como a HubSpot lida com a validação (e onde ela deixa a desejar), confira nosso guia completo sobre validação de e-mail da HubSpot.
Como corrigir a reputação do remetente no HubSpot
Você não pode clicar em um botão mágico de “melhor capacidade de entrega” no HubSpot, mas pode configurar as coisas para que os provedores de caixa de correio parem de ver você como um risco e comecem a tratá-lo como um remetente normal e confiável. Isso significa corrigir três áreas: como seu domínio está configurado, para quem você envia e como essas pessoas reagem.
Comece com a infraestrutura: a configuração do seu domínio é importante
Como já dissemos neste blog milhares de vezes, SPF, DKIM e DMARC não são negociáveis. Se você não os tiver configurado e alinhado com seu domínio de envio, todo o resto que você fizer no HubSpot será construído sobre areia.
Além disso, certifique-se de que você use um domínio de envio de e-mail de marca, não apenas os padrões da HubSpot. Quando todos os seus e-mails usam seu domínio real, a reputação é construída em um só lugar, em vez de ser dividida ou ocultada.
E seja honesto em relação aos IPs: a maioria das configurações não tem problemas em um IP compartilhado, desde que suas listas e seu comportamento estejam corretos. Um IP dedicado com envio ruim é apenas uma maneira mais rápida de você se meter em problemas, sem culpar mais ninguém.
Quando a parte técnica estiver estável, a próxima alavanca é o seu público. Passe suas listas principais por uma ferramenta de validação de e-mail e sincronize campos simples como válido, inválido, arriscado e descartável. Crie listas ativas que eliminem o pior automaticamente. Esse é o seu primeiro filtro.
Em seguida, adicione um segundo filtro: engajamento. Crie segmentos como:
- Aberto ou clicado nos últimos 30 a 90 dias
- Nenhum envolvimento em 6-12 meses
- Nunca se envolveu
Envie campanhas completas de e-mail para o primeiro grupo, teste fluxos mais suaves e de menor volume com o segundo e pense muito bem antes de enviar e-mails para o último grupo.
Corrigir o engajamento
Mesmo com uma configuração técnica perfeita e listas impecáveis, a capacidade de entrega não irá longe se o engajamento for ruim.
- Espace as campanhas, ou seja, não passe do silêncio total para três explosões por semana.
- Crie sequências de nutrição reais, em vez de campanhas únicas aleatórias, e sempre se certifique de deixar de lado as pessoas que nunca abrem, porque provavelmente nunca abrirão.
- Quando você começar a enviar de um novo domínio ou subdomínio, aqueça-o! Primeiro, faça pequenas campanhas para contatos engajados e, em seguida, aumente o volume lentamente ou encontre o InboxAlly no Mercado de aplicativos da HubSpot se você quiser automatizar esse processo.
- Por fim, fique de olho em sua taxa de abertura, taxa de cliques, relatórios de spam e rejeições.
Se tudo isso estiver ótimo, sua capacidade de entrega não mudará.
O que a HubSpot não pode consertar para você (e como lidar com isso)
A HubSpot é ótima para enviar e-mails, mas não tão boa para convencer os provedores de e-mail de que esses mesmos e-mails merecem um bom lugar na caixa de entrada.
Ele não pode criar sinais de envolvimento positivos para você. Se as pessoas não se envolvem com seus e-mails, a HubSpot não pode transformar isso magicamente em uma boa reputação de remetente. Ele apenas registra a dor em um relatório.
Ele também não pode retirar os e-mails do spam quando o Gmail ou o Outlook decidir que é lá que eles pertencem.
O mesmo vale para o aquecimento de um domínio: se você começar a enviar grandes volumes de uma configuração fria, a HubSpot os enviará, mas não o protegerá das consequências.
Quando a reputação do domínio ou do IP cai, a HubSpot pode, na melhor das hipóteses, permitir que você diminua a velocidade, segmente melhor e pare de piorar a situação. E ela não foi criada para detectar riscos sutis, como “esse segmento tecnicamente dará resultados, mas prejudicará você a longo prazo”.
É por isso que o InboxAlly deve sempre fazer parte de sua pilha de ferramentas de e-mail. Enquanto a HubSpot lida com listas, fluxos de trabalho e conteúdo, o InboxAlly usa contas-semente que se comportam como pessoas reais: abrindo, rolando, clicando, retirando e-mails do spam e marcando-os como importantes. Os provedores de caixa de correio valorizam mais esse tipo de sinal de envolvimento, o que dá aos seus bons hábitos de envio no HubSpot uma chance maior de serem recompensados.
Se você quiser ver como os dois se conectam, aqui está um guia passo a passo simples sobre como integrar o HubSpot ao InboxAlly.
Uma configuração da HubSpot pronta para a capacidade de entrega (o plano)
Se você quiser que o HubSpot envie e-mails de marketing e mantenha você longe de problemas, a configuração deve fazer a maior parte do raciocínio para você. Esta é a versão que você pode basicamente copiar.
Comece com uma lista de exclusão global. Qualquer pessoa marcada como inválida, descartável, de alto risco, com hard-bounce ou reclamação de spam vai para lá. Faça dessa lista uma exclusão global em todos os e-mails de marketing e fluxos de trabalho. Sem exceções.
Em seguida, crie segmentos baseados em engajamento. No mínimo:
- Aberto ou clicado nos últimos 30 a 90 dias (30 a 60, se você quiser ser mais seguro)
- Nenhum envolvimento em 6-12 meses
- Nunca se envolveu
Suas principais campanhas vão para o primeiro grupo. O segundo recebe sequências mais leves e lentas. O terceiro é para testes ou é completamente descartado.
Adicione janelas de envio para que você não esteja programando campanhas às 03:00 ou enviando e-mails às pessoas cinco vezes em um dia. Mantenha o volume consistente e evite picos aleatórios.
No lado da infraestrutura, você precisa de todos os registros de DNS: SPF, DKIM e DMARC; você sabe o que fazer.
Adicione validação em tempo real nos formulários, para que você não crie contatos com endereços de e-mail incorretos. Para novos domínios ou subdomínios, execute uma sequência clara de aquecimento: comece pequeno com contatos engajados, depois aumente o volume lentamente ou automatize-o com o InboxAlly.
Por fim, opte por uma pilha de monitoramento simples: taxa de rejeição, reclamações de spam, aberturas, cliques e posicionamento na caixa de entrada se você estiver usando algo como o InboxAlly. Se esses números começarem a se inclinar para o lado errado, a configuração deverá informar você antes que os provedores de caixa de correio o façam.
Onde isso deixa sua estratégia de e-mail da HubSpot
A HubSpot é uma plataforma de e-mail, não um escudo de reputação de envio. Ela envia o que você mandar, mas não o protegerá de listas ruins, envolvimento fraco ou um domínio no qual os provedores de caixa de correio não confiam mais.
A capacidade de entrega só melhora quando você a gerencia de propósito, tomando cuidado com quem envia os e-mails, com a frequência com que os envia e com o feedback que recebe cada vez que clica em “enviar”.
Se você quiser obter ajuda para criar esses sinais de envolvimento enquanto corrige o resto, agende uma demonstração rápida do InboxAlly e veja como é uma caixa de entrada estável.