A HubSpot geralmente é a ferramenta mais cara do galpão, mas raramente é a que causa problemas. Os problemas começam quando ela é cercada por aplicativos desconectados, sincronizações parciais e integrações “úteis” que não pertencem totalmente a ninguém.
Mas o que acontece quando esses aplicativos se comunicam ligeiramente fora de ordem? E o que significa para um CRM “funcionar” se sua automação está sempre um passo atrás?
Neste artigo, daremos uma olhada nas melhores integrações da HubSpot de um ângulo prático: quais realmente ampliam o CRM, quais introduzem riscos e como você decide o que deve fazer parte da sua configuração da HubSpot.
Principais conclusões
- As integrações úteis da HubSpot tornam os dados mais fáceis de confiar e as ações mais fáceis de realizar. Todo o resto aumenta a complexidade sem afetar os resultados.
- Se uma integração não estiver vinculada a um evento concreto ao qual a empresa reage (como uma alteração no fluxo de trabalho, um acompanhamento ou uma atualização de status), provavelmente não pertence a ela.
O que torna uma integração da HubSpot “boa”?
Uma boa integração da HubSpot sobrevive ao uso no mundo real entre vários usuários. Quando implementada adequadamente, ela mantém seu CRM utilizável mesmo sob carga, quer as equipes de vendas estejam buscando negócios ou as equipes de atendimento ao cliente estejam tentando ajudar um cliente.
Aqui está a barra que toda integração precisa superar:
- Gravar os dados de volta no HubSpot em um formato que a automação possa usar imediatamente, em vez de despejar dados brutos do cliente que alguém tenha que interpretar mais tarde.
- Sincronizar de forma previsível, com tempo e propriedade bem definidos, para que as atualizações não se sobreponham umas às outras e você sempre saiba se os dados da HubSpot que está vendo estão atualizados.
- Respeitar a HubSpot como o sistema de registro. A HubSpot não deve ser tratada como uma caixa de entrada glorificada ou um local para armazenar uma cópia dos dados de outra pessoa. A integração deve sempre se adequar à lógica da HubSpot.
As integrações ruins raramente falham de maneiras óbvias. Os dados são reescritos fora de sequência, os eventos chegam atrasados e a automação começa a reagir a estados que não refletem mais o que aconteceu. Com o tempo, o CRM ainda funciona, mas você deixa de confiar nele e passa a compensar em outro lugar.
O modelo mental é simples: uma grande integração não deve criar outra responsabilidade que você tenha que verificar “só por segurança”.
O InboxAlly foi criado especificamente para a HubSpot, com suporte no Marketplace, e projetado para conectar os resultados da caixa de entrada à atividade do CRM. Se você quiser uma maneira mais controlada de melhorar o posicionamento na caixa de entrada, agende uma demonstração gratuita e explore como ele se encaixa no seu fluxo de e-mail da HubSpot.
Principais integrações da HubSpot que você provavelmente precisa
Se o HubSpot for seu CRM principal, há algumas extensões que o mantêm utilizável ao longo do tempo. Essas são as integrações que impedem que o seu CRM se transforme em um cemitério de fluxos de trabalho quebrados e registros que lentamente perdem a credibilidade.
Google Agenda e outras ferramentas de agendamento
As reuniões são um dos sinais mais claros de intenção que você terá. Clicar em um link não exige muito esforço. Reservar um espaço em um calendário, no entanto, significa que alguém está disposto a dedicar tempo a você, o que é um nível totalmente diferente de compromisso.
É por isso que integrações como o Google Agenda e ferramentas de agendamento são essenciais. Elas transformam o “deveríamos conversar” em um evento registrado que a HubSpot pode usar para criar uma tarefa, atualizar os estágios do negócio ou acionar sequências de acompanhamento.
Clientes de e-mail e integrações de caixa de entrada
As integrações de e-mail no HubSpot podem ser úteis ou enganosas. Registrar uma mensagem enviada é fácil, mas ver o que aconteceu depois e se alguém respondeu é uma história diferente. As melhores integrações de e-mail tratam o e-mail como uma conversa contínua e gravam esses resultados diretamente no registro do contato. Sem o contexto tão necessário, o HubSpot mostra muitas atividades, mas oferece poucas informações sobre o que está impulsionando o progresso, ou a falta dele.
Sincronização de atividades e tarefas
Esse é o pão e a manteiga da adoção do CRM. Se um representante tiver que registrar duas vezes as anotações, copiar e colar os resultados das chamadas ou lembrar-se de atualizar os campos após as interações com o cliente, ele não fará isso de forma consistente. As melhores integrações simplificam os fluxos de trabalho e respeitam o funcionamento dos processos de vendas: anotações rápidas logo após uma chamada, rastreamento automático de atividades e tarefas que não parecem um castigo.
Quando a sincronização de atividades funciona, a higiene do pipeline melhora sem que ninguém “se esforce mais”. Quando ela é confusa, tudo o mais que você constrói em cima dela (previsões, relatórios, até mesmo um simples acompanhamento) torna-se menos confiável.
Integrações de marketing e qualidade de dados
Essa é a parte da pilha que parece inofensiva. Uma ferramenta de formulário aqui, um construtor de landing page ali, talvez um aplicativo de enriquecimento para “limpar as coisas”. Seis meses depois, seu CRM está cheio de contatos que ninguém sabe explicar e os fluxos de trabalho estão sendo acionados como um sensor de movimento quebrado.
Quase sempre começa no mesmo lugar: a captura de dados.
Se você receber os envios de formulários da HubSpot sem nenhum contexto, a HubSpot fará o que foi projetada para fazer:
- Registra o contato
- Aciona a automação
- Rotas conduzem
- Contabiliza as conversões
O problema é que ele não consegue distinguir entre um comprador real e “asd@asd.com”, a menos que você o treine. É nesse ponto que as melhores integrações validam, normalizam formatos (nomes, campos de telefone, valores de país) e marcam os dados antes que eles cheguem à lógica do ciclo de vida. É também por isso que a validação no momento da captura é tão importante. Se você quiser saber mais sobre isso, confira nosso guia de validação de e-mail da HubSpot.
Higiene, enriquecimento e validação da lista
Se bem utilizado, o enriquecimento acrescenta um contexto útil. Mal utilizado, ele substitui os dados primários sem distinguir entre o antigo e o novo. Sua configuração deve tratar o enriquecimento como um aditivo e não como uma substituição do que o cliente disse a você pelo que um banco de dados supõe.
Há também a capacidade de entrega e a inteligência de envio. A validação reduz as devoluções, mas o posicionamento na caixa de entrada é determinado depois que você envia uma campanha, com base na reputação, no envolvimento do cliente, nas taxas de reclamação e na consistência.
Se você estiver focado nos resultados após o envio de uma campanha, certifique-se de combinar o HubSpot com ferramentas focadas na capacidade de entrega que tragam esses sinais de volta ao contexto do CRM. Se isso se aplica à sua configuração, há um guia prático sobre como integrar o HubSpot ao InboxAlly. O InboxAlly também está listado no HubSpot Marketplace, o que significa que ele foi desenvolvido para funcionar diretamente com a HubSpot.
Não se esqueça: a HubSpot é inteligente, mas somente quando você tem bons dados de marketing; caso contrário, ela apenas automatiza a bagunça mais rapidamente.
Integrações de vendas e receitas
A HubSpot é excelente para rastrear a intenção. Ele não é tão bom para responder à pergunta que realmente move o seu negócio: o dinheiro mudou de mãos e o que aconteceu depois? Felizmente, as integrações de vendas e receita podem facilitar esse gerenciamento.
Ferramentas de pagamento e assinatura
Quando o status do pagamento retorna ao HubSpot, você pode ver quem converteu, quem cancelou, quem fez downgrade e quem está atrasado. Sem essas informações, as vendas comemoram o confete “Fechado e ganho”, enquanto o departamento financeiro passa a semana seguinte limpando registros incompatíveis da HubSpot e uma pilha de papelada. Além disso, o marketing pode acabar nutrindo pessoas que já pagaram ou, pior ainda, que desistiram.
Portanto, se você for usar uma integração de pagamento, certifique-se de que ela atualize as propriedades nas quais você pode criar lógica, marque os clientes corretamente e mantenha os registros de contato precisos.
Contexto em nível de negócio
A receita é composta de itens de linha, termos de contrato, atualizações, renovações e descontos. Eles mudam com o tempo e, quando isso acontece, o HubSpot deve acionar uma ação. As melhores integrações as tratam como eventos que atualizam registros e iniciam os fluxos de trabalho corretos da HubSpot.
Por que isso é importante além dos relatórios
O HubSpot CRM muda o comportamento de tudo, desde quando os acompanhamentos são enviados até como a automação responde. A atividade de pagamento é um indicador claro do status do cliente e permite que a HubSpot opere como um sistema que entende o negócio, e não como um sistema que está tentando acompanhá-lo.
Quando as integrações personalizadas fazem sentido
A Internet está cheia de histórias de terror sobre integração personalizada, mas elas não são ruins por padrão. Elas são apenas caras, de manutenção lenta e muito fáceis de se arrepender. Isso não significa que você nunca deve criar uma. Significa que você deve ser honesto quanto ao motivo pelo qual está fazendo isso.
Elas fazem sentido quando um processo de negócios central simplesmente não se encaixa no que as ferramentas do mercado podem suportar. Não é que “seja um pouco estranho”, mas literalmente não pode. Quando o fluxo de trabalho é exclusivo, crítico em termos de receita e muito sutil para ser dobrado sem quebrar, as integrações personalizadas são a única solução.
Eles também fazem sentido quando a HubSpot precisa ver uma alteração imediatamente, com regras rígidas e tolerância zero para atrasos ou ambiguidades. Se alguns minutos de atraso puderem causar erros de faturamento, problemas de conformidade ou experiências de cliente prejudicadas, não é aceitável esperar pela sincronização de dados programada.
E, o mais importante, o ROI deve ser claro. Não suposições ou “provavelmente economizaremos tempo”, mas resultados concretos: menos etapas manuais, menos erros, reconhecimento de receita mais rápido. Algo que você possa apontar seis meses depois e dizer: “Isso se pagou”.
O motivo pelo qual as integrações personalizadas podem ser um pesadelo é que elas geralmente são criadas para evitar decisões difíceis sobre propriedade, fluxo de dados e responsabilidade. Nesses casos, o código personalizado não resolve o problema. Ele apenas codifica a confusão e torna mais difícil desfazê-la posteriormente.
Como escolher integrações sem quebrar nada
A maioria dos problemas de integração começa muito antes de qualquer coisa ser instalada. As equipes se apaixonam por uma ferramenta, conectam-na e depois tentam adaptar o HubSpot a ela. No papel, tudo está “conectado”. Na prática, as pessoas deixam de confiar no que veem.
Um ponto de partida melhor é o momento que deve desencadear a ação:
- Reunião agendada
- Falha no pagamento
- Envio de formulários
A partir daí, você pode trabalhar de trás para frente. Se uma integração não conseguir capturar esse momento com clareza e mostrá-lo no HubSpot de uma forma que permita a automação, ela não estará ajudando.
A partir daí, decida sobre a propriedade. A HubSpot pode ser o sistema de registro, mas somente se outras ferramentas respeitarem esse limite. Se o Stripe for o proprietário dos pagamentos, deixe que ele seja o proprietário dos pagamentos. Apenas certifique-se de que o HubSpot receba o status certo no momento certo.
Em seguida, bloqueie o acesso de gravação. Permitir que várias ferramentas editem os mesmos campos é a maneira mais rápida de criar sobrescritos impossíveis de serem desvendados. Decida quem tem permissão para escrever em quê e mantenha essa lista curta.
E, por fim, reveja tudo à medida que você cresce. O que funcionava quando cinco pessoas compartilhavam o contexto muitas vezes não funciona para vinte. Não continue adicionando ferramentas só porque você pode. Mantenha a pilha útil, removendo o que não é mais necessário.
As integrações são uma vantagem
Às vezes, menos é realmente mais. A HubSpot não precisa de uma longa lista de ferramentas, apenas das ferramentas certas, conectadas da maneira certa. Ótimas integrações esclarecem o que está acontecendo e facilitam o acompanhamento. As ruins aumentam a confusão e obrigam as pessoas a verificar novamente outros sistemas. A diferença não está nas ferramentas em si, mas no fato de a pilha ter sido criada com intenção ou montada por pânico.
Se você quiser que o lado do e-mail seja tratado por uma integração perfeita que a HubSpot suporte diretamente, confira o InboxAlly. Essa é uma das poucas ferramentas que você pode adicionar à sua pilha, obter resultados incríveis de e-mail e não se preocupar com problemas.