Sobre o autor:
*Darren Blumenfeld é CEO e fundador da InboxAlly, uma plataforma de capacidade de entrega de e-mail na qual os profissionais de marketing focados no crescimento confiam. Anteriormente, ele fundou o HonestMail, trabalhou na NASA e é formado pela Tufts e pela Columbia. Sua paixão por tecnologia, educação e criatividade continua a inspirar inovações no alcance de e-mails.*
Se você já precisou enviar o mesmo e-mail para uma longa lista de pessoas, mas ainda assim queria que cada mensagem parecesse pessoal, você não está sozinho. Quer você esteja anunciando um novo produto, realizando uma campanha ou entrando em contato com leads valiosos, os e-mails em massa funcionam melhor quando não se parecem com e-mails em massa.
A boa notícia? A maioria das plataformas de e-mail facilita o envio de uma única mensagem para vários destinatários individualmente, de modo que cada pessoa receba seu próprio e-mail particular sem ver ninguém mais na lista. Isso dá a sensação de pessoalidade, aumenta o envolvimento e ajuda a manter você fora das pastas de spam.
A seguir, você verá como enviar e-mails em massa individualmente usando o Gmail, o Outlook, o Yahoo Mail e outras ferramentas integradas. Você também aprenderá os prós e os contras de cada método, por que a personalização é importante e como manter seus e-mails entregáveis.
Vamos começar.
Principais conclusões
- Você pode enviar um e-mail em massa individualmente usando ferramentas como o Gmail Multi-Send, a mala direta do Outlook ou o Bcc para entregar uma mensagem a muitas pessoas e, ao mesmo tempo, dar a cada destinatário sua própria cópia particular.
- Essa abordagem faz com que seu alcance pareça mais pessoal, aumenta o envolvimento e melhora o posicionamento na caixa de entrada em comparação com os e-mails em massa tradicionais.
Por que a personalização é importante no envio de e-mails em massa
Os e-mails personalizados não apenas têm melhor aparência, mas também têm melhor desempenho. Quando um e-mail parece relevante, é mais provável que seus assinantes abram, cliquem e se envolvam com o que você envia.
A personalização ajuda você:
- Evite acionadores de spam
- Melhorar as taxas de abertura e de cliques
- Criar melhores relacionamentos com os assinantes
- Destaque-se das mensagens genéricas e em massa
- Converta mais leads em clientes
E se você usar campanhas de gotejamento, a personalização dinâmica (como a referência a ações ou preferências recentes) poderá fazer com que suas mensagens pareçam mais personalizadas e oportunas.
Mas lembre-se: a personalização só funciona bem quando seu e-mail realmente chega à caixa de entrada. Para isso, você precisa de uma forte capacidade de entrega de e-mail. Com osPerfis de Engajamento Predefinidos da InboxAlly, você pode aquecer novos domínios, fortalecer sua reputação de remetente e ajudar suas campanhas a chegarem onde devem: à caixa de entrada principal. Comece a usar o InboxAlly hoje mesmo e veja a diferença que estratégias personalizadas podem fazer.
Como enviar e-mails em massa para vários destinatários individualmente
O recurso de mala direta incorporado do Outlook permite que você envie um e-mail para várias pessoas, cada uma recebendo sua própria versão personalizada.
Veja como você pode configurá-lo:
- Abra o Microsoft Word e crie sua mensagem de e-mail.
- Vá para Mailings > Start Mail Merge e escolha Email Messages.
- Clique em Select Recipients > Use an Existing List… (Selecionar destinatários > Usar uma lista existente… ) e carregue sua lista de mala direta do Excel.
- Use Inserir campo de mesclagem para adicionar marcadores de posição personalizados (como nome ou empresa).
- Clique em Finish & Merge > Send Email Messages (Concluir e mesclar > Enviar mensagens de e-mail).
- Selecione a coluna de e-mail para o campo Para, adicione sua linha de assunto e envie.
O Outlook agora entregará seus e-mails individualmente, cada um com personalização exclusiva.
Contras do envio de e-mails em massa no Outlook usando a mala direta
Embora você possa enviar e-mails individuais no Outlook usando a mala direta, desde que tenha uma assinatura válida do Microsoft 365, o recurso tem várias desvantagens que podem limitar suas campanhas de e-mail:
- Sem personalização da linha de assunto – Ao enviar e-mails no Outlook por meio da mala direta, os destinatários recebem a mesma linha de assunto, o que leva a um menor envolvimento. Muitos estudos mostram que linhas de assunto personalizadas podem aumentar as taxas de abertura em 25 a 45%, dependendo do público e das condições
- Sem rastreamento ou análise de e-mail – a mala direta nativa do Outlook não inclui ferramentas de relatório. Você não verá quem abriu seu e-mail, quais links foram clicados ou se suas mensagens foram para a pasta de spam. Sem métricas como taxas de abertura, taxas de rejeição ou sinais de capacidade de entrega, é mais difícil medir o desempenho da campanha.
- Várias etapas e um fluxo de trabalho manual – A mala direta exige a alternância entre o Word, o Excel e o Outlook, o que pode parecer complicado, especialmente se você estiver enviando campanhas sensíveis ao tempo. Em comparação com as modernas ferramentas de marketing por e-mail com modelos, automação e personalização incorporada, o fluxo de trabalho do Outlook pode deixar você mais lento.
- Os limites de envio ainda se aplicam – As contas do Microsoft 365 têm limites diários de envio (normalmente em torno de 10.000 destinatários por dia e cerca de 30 e-mails por minuto, dependendo da assinatura). Grandes campanhas de mesclagem de emails podem ser reduzidas ou temporariamente bloqueadas se você exceder esses limites.
- Sem suporte para anexos na mala direta – A mala direta nativa não permite que você anexe arquivos a mensagens individuais. Se a sua campanha precisar de documentos, PDFs ou apresentações, você terá de usar complementos de terceiros ou enviá-los manualmente.
#Nº 2: O método de cópia oculta de carbono (Bcc)
O envio de e-mails em massa por meio de cópia carbono oculta permite que você envie o mesmo e-mail para os destinatários sem que eles vejam os endereços de e-mail uns dos outros. Além disso, nenhum dos destinatários Cco saberá quem mais recebeu o e-mail, pois esse método basicamente oculta outros destinatários, criando a ilusão de uma mensagem personalizada.
Para enviar e-mails a vários destinatários por meio do método Bcc no Gmail, Outlook e Yahoo Mail:
No Gmail
- Abra o Gmail e clique em Compor.
- Clique em Bcc e adicione todos os e-mails dos destinatários.
- Coloque seu próprio e-mail no campo To (Para ).
- Escreva sua mensagem e clique em Send (Enviar).
No Outlook
- Abra o Outlook e selecione Novo e-mail.
- Adicione sua mensagem e linha de assunto.
- Digite todos os destinatários em Bcc e seu e-mail no campo Para.
- Clique em Enviar.
No Yahoo Mail
- Abra o Yahoo Mail e clique em Compor.
- Selecione BCC e adicione todos os endereços de destinatários.
- Coloque seu e-mail no campo To.
- Clique em Enviar.
Contras de usar o método Bcc em e-mails em massa
O envio de campanhas de e-mail usando cópia carbono cega tem várias desvantagens, que incluem:
- Personalização mínima – Seja usando o Bcc no Gmail, Outlook ou Yahoo Mail, o recurso não permite que você personalize o conteúdo do e-mail, inclusive a linha de assunto. Todos os seus destinatários receberão o mesmo e-mail, o que pode levar a menos engajamentos e conversões.
- Risco de acionar filtros de spam – Como os e-mails genéricos em massa são menos direcionados do que os e-mails personalizados, os destinatários podem marcá-los como spam. Os e-mails enviados a vários destinatários via Bcc também podem acionar filtros de spam, o que pode afetar a capacidade de entrega de seus e-mails. Use esta ferramenta gratuita de verificação de spam para descobrir sua pontuação de spam e saber o que é necessário para evitar as pastas de spam.
- Rastreamento e análise de e-mail limitados – O envio de e-mails por meio de provedores de serviços de e-mail (ESPs) gratuitos não dá a você acesso a ferramentas de rastreamento e análise essenciais para avaliar o sucesso de suas campanhas de marketing por e-mail.
#Nº 3: Envie um e-mail em massa para vários destinatários no Gmail por meio do Multi-send
A mala direta do Gmail (anteriormente Multi-Send) envia um e-mail para vários contatos individualmente, sem usar o Bcc. Ele está disponível nos planos do Google Workspace.
Veja como você pode usá-lo:
- Abra o Gmail no navegador e faça login na sua conta do Gmail.
- Selecione o botão Compor no canto superior esquerdo para abrir a janela de composição de e-mail.
- Clique no ícone de mala direta no canto superior direito da janela (ao lado do ícone Bcc ) e marque a caixa de seleção mala direta para ativá-la.
- Uma vez ativada, a janela do compositor ficará roxa. Seus e-mails também incluirão um link de cancelamento de assinatura no canto superior esquerdo.
- Depois de adicionado, você pode criar seu e-mail e personalizá-lo colocando tags de mesclagem. Para fazer isso, use a tecla “@” e escolha entre as tags vinculadas aos cabeçalhos da planilha.
- Depois de completar o e-mail e adicionar uma linha de assunto, você pode enviar um e-mail de teste para si mesmo clicando em Continue > Send preview.
- Quando estiver pronto, você poderá enviar seu e-mail em massa para várias pessoas selecionando Enviar tudo. Agora, o Gmail enviará uma cópia exclusiva da mensagem para vários destinatários individualmente.
Contras do envio de e-mails em massa com o Multi-Send do Gmail
Abaixo estão algumas desvantagens de enviar um e-mail em massa para vários destinatários usando o recurso Multi-Send do Gmail:
- Limite diário de envio de e-mails – O Multi-Send do Gmail só permite um máximo de 1.500 mensagens e destinatários por dia, o que é mínimo em comparação com os softwares modernos de marketing por e-mail. Esse limite também pode causar atrasos em suas campanhas.
- Falta de personalização da linha de assunto – Como outros métodos da lista, o Gmail não permite que você personalize sua linha de assunto, o que pode afetar suas taxas de abertura.
- Custos mais altos – Para acessar o Multi-Send do Gmail, você deve estar inscrito no plano Individual do Google Workspace, a partir de US$ 10 por mês ou mais. Algumas ferramentas de automação de e-mail podem fornecer e-mail em massa para vários destinatários por um preço mais barato e oferecer mais recursos.
Vantagens do envio individual de e-mails em massa
Aprender a enviar um e-mail em massa individualmente com o nível certo de personalização pode fazer uma diferença real, especialmente se você estiver realizando campanhas de divulgação.
É uma maneira eficaz de promover seus produtos ou serviços em grande escala, pois você pode atingir centenas, ou até milhares, de clientes em potencial com uma única mensagem e, ao mesmo tempo, dar a cada pessoa sua própria versão do e-mail. Também é muito mais eficiente do que escrever e enviar mensagens manualmente, uma a uma, economizando tempo para você sem sacrificar a qualidade.
Dito isso, manter sua lista de e-mails atualizada é essencial se você quiser que seus e-mails em massa tenham um bom desempenho. Você quer ter certeza de que todos os assinantes da sua lista ainda estão ativos e genuinamente interessados em receber notícias suas.
Isso ajuda a evitar reclamações de spam e protege a reputação do remetente. Você também pode usar opt-ins duplos e segmentação de lista para enviar conteúdo mais relevante a diferentes grupos, ajudando-o a se conectar com os assinantes de uma forma que pareça pessoal e não genérica.
Considerações finais
O envio de e-mails em massa para vários destinatários individualmente é uma das maneiras mais fáceis de aumentar o envolvimento e evitar filtros de spam, quer você esteja usando o Bcc, a mala direta do Outlook ou as ferramentas internas do Gmail. Cada método tem seus prós e contras, mas todos permitem que você envie uma mensagem de forma privada e eficiente para grandes grupos.
É claro que nada disso importa se seus e-mails não chegarem à caixa de entrada. É aí que entra o InboxAlly entra em cena. Em apenas 4 a 14 dias, você pode ver melhorias significativas no posicionamento na caixa de entrada, no envolvimento e nas taxas de abertura.
Você quer ver exatamente onde seus e-mails chegam? O InboxAlly oferece rastreamento em tempo real e histórico de 30 dias da caixa de entrada para que você possa monitorar o desempenho da sua campanha com confiança.
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